Einige Rechnungen werden in regelmäßigen Abständen als PDF per Mail an mich versendet (z.B. Internetanschluss, Mobiltelefon). Entsprechende Abbuchungen erfolgen per Lastschriftverfahren von meinem Konto, das mit LexOffice verknüpft ist.

Ähnlich dem Verfahren mit den "hauseigenen" Rechnungen über die Nutzungsgebühr für LexOffice, sollte hier eine weitgehende Automatisierung vorgenommen werden.

Das kann erreicht werden, indem mein LexOffice Account als Empfänger dieser Rechnungen fungieren kann. Dazu könnte beispielsweise jedem Account eine Mailadresse zugeordnet werden (zB accountX@app.lexoffice.de). Diese kann dann entweder direkt beim Anbieter (zB Internetanbieter) als Empfänger der Rechnungsmails eingetragen werden, oder im eigenen Mailaccount als Weiterleitungsziel für eben diese Mail mit Rechnungen im Anhang.

In einem zweiten Schritt sollte dann in LexOffice eingestellt werden können, zu welcher regelmäßig auftauchenden Abbuchung die Mails des Absenders gehören. Eine Zuordnung von Abbuchung und Rechnung kann anhand verschiedener Kriterien erfolgen. Auch Seiten der empfangenen Rechnung: Absender, Betreff der Mail, Datum. Auf Seiten des Kontos: Betrag der Abbuchung, Verwendungszweck, Gläubigerbezeichnung.

Schließlich könnte LexOffice aus den gewonnenen Informationen (Beleg PDF, Betrag, Gläubigerbezeichnung, Datum) und weiteren (ggf voreinzustellenden) Angaben einen Vorschlag für einen einzubuchenden Beleg erzeugen, der dann nur noch einer Revision unterzogen und genehmigt werden müsste.