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Aktuell können bei den Kontakten verschiedene E-Mail-Adressen hinterlegt werden, z. B. geschäftlich, privat, Büro oder alternativ. Was jedoch fehlt, ist ein spezieller Typ „E-Mail-Rechnungsversand“.
Gerade beim Rechnungsversand per E-Mail wäre es sehr vorteilhaft, wenn man direkt erkennen könnte, welche Adresse für die Rechnungszustellung vorgesehen ist. Viele Kunden nutzen zudem unterschiedliche Adressen – etwa eine für die Buchhaltung, eine für die zentrale Verwaltung und eine weitere für allgemeine Korrespondenz.
Optimal wäre daher:
Ein eigener Adresstyp „E-Mail-Rechnungsversand“
Oder zumindest die Möglichkeit, die E-Mail-Typen individuell frei zu benennen bzw. zuzuordnen.
Damit ließe sich die Kommunikation klar trennen und Fehler beim Versand vermeiden.
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Es wäre sehr hilfreich, wenn erfasste Eingangsbelege (Lieferantenrechnungen) automatisch als durchsuchbare PDFs abgelegt würden. So könnte man gezielt nach bestimmten Artikeln oder Textstellen suchen, ohne jede Rechnung einzeln durchsehen zu müssen.
Gerade bei der Beschaffung verschiedener Artikel von unterschiedlichen Lieferanten ist es oft nötig, schnell herauszufinden, von welchem Lieferanten ein bestimmter Artikel zuletzt bezogen wurde. Mit durchsuchbaren PDFs ließe sich dies wesentlich einfacher und zeitsparender realisieren.
Es wäre sehr hilfreich, wenn man in Lexware Online direkt erkennen könnte, ob ein Beleg bereits weiterverarbeitet wurde – zum Beispiel:
Ein Angebot wurde zur Auftragsbestätigung weitergeführt,eine Auftragsbestätigung zum Lieferschein,und ein Lieferschein schließlich zur Rechnung.
So könnte man auf einen Blick sehen, welche Belegkette bereits vollständig ist und bei welchen Vorgängen noch etwas offen ist.
Beispielhafte Umsetzung:
In der Belegübersicht könnte bei jedem Beleg ein kleines Symbol oder Punkt angezeigt werden, z. B.:
ein roter Punkt mit „R“, wenn aus dem Lieferschein bereits eine Rechnung erstellt wurde,
ein grünes Häkchen, wenn die gesamte Kette (Angebot → AB → LS → Rechnung) abgeschlossen ist.
Das würde enorm zur Übersichtlichkeit beitragen, insbesondere bei mehreren Projekten oder Kunden, und man wüsste sofort, welche Schritte schon erfolgt sind und welche noch fehlen.
Vorteil:
Schnellere Orientierung im Belegfluss
Weniger doppelte oder vergessene Rechnungen
Mehr Transparenz in der Auftragsabwicklung