Was ist nun Lexoffice? Die Anforderung ist fast 5 Jahre alt! Kommt die Funktion nun oder soll es noch 1 Jahr auf der "Roadmap" stehen?

Hallo Lexoffice-Team,

wann wird diese Funktion umgesetzt? Ist auch geplant das Rechnungsdatum automatisch anzupassen? Derzeit müssen wir jeden Entwurf bearbeiten und das Datum manuell anpassen :-(

Vielen Dank im Voraus

Ja, bitte umsetzen, da das jetzige System nicht rechtssicher ist und nicht den fiskalen Vorschriften entspricht. Löscht man Entwürfe wieder, ist die bereits zugewiesene Rechnungsnummer frei.
Schließe ich dann einen Entwurf ab, und wähle dabei dann das aktuelle Datum ein, so kommt es regelmäßig vor, dass eine niedrigere Rechnungsnummer (wurde beim Erstellen des Entwurfes fälschlicherweise bereits gezogen) bei einem neueren Rechnungsdatum zugewiesen wird. Das DARF so nicht sein. Die Rechnungsnummern müssen forlaufend und in zeitlicher Kontinuität erfolgen!
Einfache Lösung: Beim Erstellen des Entwurfes erstmal einfach keine Rechnungsnummer generieren/ziehen, sondern erst beim Abschließen! Falls nötig, führt ihr dann halt noch einen Entwurfs-Nummernkreis ein (falls von irgend jemandem gewünscht) …

Liebes Lexoffice-Team,

ich hatte überlegt für eine Kundin bereits jetzt die Rechnungen für das restliche Jahr als Entwurf einzustellen. In diesem Fall würde eine Serienrechnung nicht passen und ich hätte die Entwürfe dann sozusagen als Wiedervorlage. Allerdings werden die Rechnungsnummern ja bereits mit dem Entwurf vergeben. Was natürlich schwierig ist, wenn ich jetzt schon einen Entwurf für Oktober erstelle und die Rechnungsnummern fortlaufend sein sollen. Könnte man die Rechnungsnummer vielleicht erst beim endgültigen Rechnung erstellen festlegen oder die Möglichkeit geben manuelle Rechnungsnummern zu vergeben.

Würde ich großartig finden.

Weitere Fehlfunktion bei Entwürfen:
Bei jedem erstellen eines Entwurfes wird der Nummernkreis-Wert "Nächster Wert" autoatisch um 1 erhöht, allerdings nicht wieder um 1 reduziert, wenn der Entwurf gelöscht wird. Dadurch kommt es zu Lücken!

Praxis:
1. Entwurf erstellen (derzeit wird eine Rechnungsnummer vergeben zB. RE1000 und "Nächster Wert" bei Nummernkreis erhöht sich um 1 auf 1001)
2. Entwurf löschen
3. Neuen Entwurf erstellen. Jetzt vergibt er automatisch RE1001! RE1000 wurde somit übersprungen!

Guten Tag, ich möchte auch meine Erfahrung mitteilen.

Die Vergabe der Rechnungsnummern verhält sich nicht wie erwartet.
Von uns wurden einige Entwürfe erstellt, um unter anderem auch die Möglichkeiten der Software kennenzulernen. Nun haben wir die erste Rechnung erstellt und diese hat, wider erwarten nicht die Rechnungsnummer "0001" sondern "0005". Das entspricht nicht unserer Vorstellung einer fortlaufenden Rechnungsnummer!

Entwürfe sind keine Rechnungen, deshalb dürfen diese auch keine fixe Rechnungsnummer erhalten. Erst beim Erstellen einer Rechnung darf die nächste Rechnungsnummer fest vergeben werden. So wird es auch von unserem alten Anbieter (Zervant) realisiert.

Damit ist gewährleistet, dass Rechnungsnummern fortlaufend sind (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG).
So wie es jetzt ist, können Entwürfe jederzeit wieder gelöscht werden und dadurch entstehen Lücken. Desweiteren der Fall, wird ein Entwurf im Januar erstellt und erst im Oktober in eine Rechnung umgewandelt hat diese trotzdem z.B. die Rechnungsnummer 0001, obwohl zuvor evtl schon 0326 Rechnungen geschrieben wurden! Das ist nicht fortlaufend.

Antwort des Supports:
"Sie haben die Möglichkeit Ihre Entwürfe zu löschen und unter Nummernkreis bei Nächster Wert auf die gewünschte Nummer zurückzusetzen."
Das ist leider nicht Praxistauglich und Fehleranfällig.

Ich bitte Sie darum, schnellstmöglich die Rechnungsnummernvergabe aus den Entwürfen raus zu nehmen. Die Rechnungsnummer darf erst mit dem Erstellen der Rechnung vergeben werden, damit eine fortlaufende Rechnungsnummer gewährleistet werden kann.

Ich vermisse das auch, habe mir aber mit dem Beleg Auftragsbestätigung geholfen.
Ich erstelle für alle offenen Aufträge, Serviceberichte oder ähnliches eine Auftragsbestätigung. Selbst wenn ein Angebot Angenommen wurde erstelle ich die Auftragsbestätigung. Da kann ich Preise eintragen anpassen, Zeiträume definieren, alles was ich benötige.
Wenn es dann zur Abrechnung kommt wird aus der Auftragsbestätigung die Rechnung. AB ab ins Archiv. Rechnung zum Kunden. Mir reicht das fürs erste.
Wenn obige Funktion mehr kann, wird vielleicht der Arbeitsablauf wieder angepasst. Bis dahin bin ich zufrieden.

Ich bin über das gleiche Problem gestolpert.
Ich hatte einen Rechnungsentwurf erfasst, der nicht mehr benötigt wurde. Leider werden die Rechnungsnummren sofort fest dem Entwurf zugeordnet, so das bei löschen des Entwurfs die Rechnungsnummern-Historie nicht mehr Lückenlos ist, und so das Problem mit dem Finanzamt vorprogrammiert ist.

Folgendes Feedback habe ich vom Support erhalten... was aber bestenfalls ein Workaround und keine Lösung ist:
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Das ist tatsächlich so, es wird automatisch eine Rechnungsnummer für einen Entwurf vergeben, das lässt sich nicht umgehen. Es handelt sich hier um keinen Bug.
Wenn Sie einen Entwurf erstellt (hierbei wird bereits die Rechnungsnummer vergeben) und diesen Entwurf anschließend wieder gelöscht haben, fehlt diese Rechnungsnummer dann hinterher und die Rechnung kann nicht wiederhergestellt werden.
Bezüglich der Rechnungsnummer können Sie künftig hergehen und diese Rechnungsnummer manuell in eine neue Rechnung eintragen, damit Ihr Rechnungsnummernkreis lückenlos ist. Natürlich bitte erst die neue Rechnungsnummer manuell eintragen und anschließend speichern.
Welche Nummer als nächste "automatische" Rechnungsnummer vom System vergeben wird, können Sie jederzeit einsehen, indem Sie über Einstellungen gehen (das Zahnrad-Symbol oben rechts), dort dann weiter zu Nummernkreise --> Hier sehen Sie, was in der Spalte "Nächster Wert" für jede Belegart jeweils angegeben wird und hier können Sie die Nummer dann auch anpassen.
Als Nachweis haben Sie außerdem die Protokollierung. Gehen Sie dazu über Einstellungen (das Zahnrad-Symbol oben rechts) zu Protokollierung. Unter "Belege, Buchungen & Kasse" wird jeder Bearbeitungsschritt einer Rechnung festgehalten.
Bei weiteren Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
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Ich denke es ist dringend notwendig, das die Rechnungsnummer erst beim "erzeugen" der finalen Rechnung zugeordnet wird, und nicht bereits beim Entwurf.

Gibt es dazu inwischen ein Umsetzungstermin?

Für Rechnungen in Arbeit: https://lexoffice.uservoice.com/forums/156743-lexoffice-ideensammlung/suggestions/10926009-entwurf-ohne-rechnungsnummer

Bin ich sehr dafür!

Mein Steuerberater fragt mich immer wo denn die Rechnung mit der Nummer XXXX ist, weil ich diese schon vorgeschrieben habe aber evtl. dann erst 1 oder vielleicht auch 2 Monate später abschicke. Davor sind halt evtl. ein duzend andere schon weggegangen.

Es ist kein Weltuntergang weil die Nummer ja nicht doppelt vergeben wurde aber bei einer Prüfung kann ich auf diese Frage verzichten.

Mir wäre diese Funktion auch sehr wichtig. Es passiert mir regelmäßig, dass ich Entwürfe lösche und vergesse, die dadurch freigewordenen Rechnungsnummer händisch zu vergeben.

Mit dem Löschen von Rechnungsentwürfen, verschwindet auch die betreffende Rechnungsnummer, d.h. die Rechnungsausgangsliste weist Lücken auf. Diese Rechnungsnummern sind dann auch nirgendwo zu finden. Ist das GoB-konform? Ich denke nein. Sollte geändert werden

Gibt es hier schon etwas zum Datum der Umsetzung? Habe nun bei meinen 07/2019 Rg. leider schon wieder den Salat... einem Kunden ausversehen 2 Rg. erstellt. Die eine Rg. gelöscht bevor diese verschickt/gebucht wurde... Nun muss ich aber die "überfällige" Rg. Nummer loswerden... Deutlich einfacher wäre es, wenn die Nummer automatisch vergeben wird, wenn die Rg. gebucht wird. Dann würde sowas überhaupt nicht erst passieren.

Ideale Umsetzung wäre meiner Meinung nach
-> Rg. Nummer wird automatisch gesetzt wenn Rg. gebucht wird
-> Rg. Nummer kann optional(!) händisch im Entwurf gesetzt werden
-> Rg. Nummer kann optional(!) händisch über Btn "nächste Rg. Nummer eintragen" gesetzt werden

Entwurfsnummernkreis separat.

Bitte Entwürfen keine Nummern aus Angebots- oder Rechnungsnummernkreisen zuteilen. Bei einem gespeicherten Entwurf eins Angebotes/Rechnung werden diese Nummern dann blockiert, bzw übersprungen. Nummern bitte nur bei tatsächlich gespeicherten Belegen zuweisen, oder eben einen eigenen Nummernkreis für Entwürfe hinzufügen!

Gibt es hier bereits Infos wann das in der Roadmap terminiert ist? Es ist jeden Monat wieder bangen und hoffen, dass nach dem Export wirklich alle Nummern fortlaufend sind... und nicht irgendwo ein Entwurf angelegt wurde, gelöscht oder noch "auf Halde" liegt

Ich finde das auch sehr gut. Das mit dem Angebot ist zwar toll, aber ich habe sehr viele Serienrechnungen, die z.B. immer am 15. des Monats als Entwurf erzeugt werden. Manchmal komme ich aber erst einige Tage später dazu die Entwürfe in Rechnungen zu wandeln. Mir ist es schon ein paar Mal passiert, dass ich das Datum nicht manuell abgeändert habe und die Kunden werden mir dann viel zu früh als Verzug angezeigt.

ja, wäre schön, wenn das endlich mal geändert werden würde. man achtet nicht immer darauf und schnell ist dann wieder ein ausdruck gemacht, der dann im papierkorb landet.
hatte auch schon kundenanrufe, die sich gewundert haben, dass die rechnung noch nicht bezahlt wurde, obwohl sie doch so alt wäre.

Finde diese Idee, bei Entwürfen weder Datum, noch Rechnungsnummern zu vergeben, ebenfalls sinnvoll und gut, da im Zweifel ein Entwurf verworfen wird und man dann eine Lücke in den fortlaufenden Rechnungsnummern hat - und diese im Zweifel dem FA erklären muss.

Hatte das auch schon einmal angemerkt, aber bis dato nicht umgesetzt... :-((

Müsste in der Einstellung (immer, nie, abfragen) und dann entsprechend /oder bei jedem Entwurf mit einem Häkchen einstellbar sein. Dann wäre es für jedem geklärt.