Kontakte: E-Mail für Rechnungsempfang hinterlegbar
Bitte veranlassen Sie doch das man im Kundenstamm eine E-Mail ausweist, die als Rechnungs-Email hinterlegt ist, damit die Rechnung immer an die Rechnung-Email gesendet wird.
Da wir öfters das Problem haben, das die Rechnung an die falsche Kontaktperson geht. Sollte sehr leicht zu bewältigen sein und erspart die Nachfrage, das die Rechnung nicht angekommen ist.
Klein KSVA GmbH
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11 comments
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Tobias Leichsenring
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Hallo, ich versende einen Großteil meiner Rechnungen bereits jetzt per E-Mail (manuell) und freue mich schon auf den baldigen Umstieg auf Lexoffice mit der Möglichkeit, Rechnungen sogar automatisch versenden zu können.
Mir fehlt aber eine wichtige Angabe in den Kundendaten - wäre es nicht sinnvoll, wenn man dort eine separate Mailadresse definieren könnte, die dann auch beim Versand von Rechnungen und anderen Belegen (auch Serienbelegen) vorausgewählt ist ? -
Fabian H.
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Umsetzung ist sehr wichtig. Wir erstellen nun über die Public-API automatisch unsere Rechnungen. Die E-Mail Adresse sollte also auch hier mit übergeben werden können, so dass diese nicht erst beim abschließen der Rechnung manuell eingegeben werden muss.
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Sebastian
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Unter "Kontakt bearbeiten" im Abschnitt "Kommunikation" für das "E-Mail-Adressen"-Dropdownfeld ließe sich vermutlich recht einfach der Wert "Rechnungsempfänger" o. ä. hinzufügen.
Viele Firmen verwenden mittlerweile eine eigene Eingangs-Adresse für PDF-Rechnungen. Ist eine solche hinterlegt, könnte diese beim RE-Versand dann einfach berücksichtigt und vorausgewählt werden.
Dem Ersteller der Rechnung in lexoffice könnte zudem bspw. im neuen Dialog, wo er zwischen Email-Versand, Drucken und Speichern der Rechnung wählen kann auch ein Hinweis auf eine hinterlegte Email-Adresse für den Rechnungseingang dieses Kunden hingewiesen werden.
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Abado Buchhaltung
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Da es oft noch eine andere Person für Angebote und Auftragsbestätigung gibt (Technischer Einkauf), wäre es gut, für jeden Belegtyp eine Default-Adresse hinterlegen zu können.
Die Zweitbeste, aber wesentlich einfachere Lösung wäre, zusätzlich zur Mailadresse in der Auswahlliste beim Belegversand noch weitere Felder anzuzeigen, dann könnte man da ja die Info hinterlegen. Und wenn es nur der Name ist (was eigentlich Standard sein sollte), könnte man dort als Behelf noch "Rechnungsadresse" mit eintragen. -
Anonymous
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Wird immer wichtiger, da immer mehr Firmen papierlos arbeiten und eine Extra Adresse für Eingangsrechnungen haben!!! Bitte dringend umsetzen..
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Wolfango Padelo
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Wer Datenpflege betreibt, der hat stets an 1. Stelle diejenige E-Mail-Adresse vermerkt, die stets die Rechnung beziehen soll. Übrigens holt man sich das Einverständnis des zum E-Mail-Versand ganz leicht dadurch, daß der postalische Papierrechnungsversand mit 5 € Servicepauschale in Rechnung gestellt wird. WICHTIG! Das muß im Abschlussgespräch und den AGB`s ausdrücklich geklärt sein.
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ibi
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Lieber lexoffice-Team,
bitte fügen Sie eine Möglichkeit im Kundenstamm ein, so dass man markieren kann, dass der Rechnungsempfänger dem E-Mail-Empfang von Rechnungen zugestimmt hat.
Für die Protokollierung/Dokumentation ist es unerlässlich, dass man strukturiert und transparent nachweisen kann, dass der Empfänger dem Empfang von Rechnungen per Mail zugestimmt hat. Bei der Erfassung einer Rechnung wäre dann sofort ersichtlich, dass eine Zustimmung vorliegt und an welche Mailadresse die Rechnung gesendet werden darf. Zwar kann diese Zustimmung auch mündlich erteilt werden, im Zuge der Nachweisbarkeit/Transparenz des Prozesses ist dies aber wenig hilfreich.
Bitte vgl. Sie dazu folgende gesetzliche Grundlage:
"Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln." §14 UStG (1) -
Anonymous
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Bisher gibt es bei Kontakten die optionale Angabe bei E-Mail Adressen "Geschäftlich", "Privat", "Büro" und "Alternativ". Hier wäre eine weitere Option für "Rechnung" wünschenswert.
In großen Unternehmen gibt es oft eine zentrale E-Mail Adresse für Rechnungen. Eine Auswahloption für Rechnungen würde es einfacher gestalten den Überblick zu behalten. -
Peter Rösch
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Bitte einfach machen!
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Anonymous
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Ja, "rechnungswesen@...." und ähnlich ist absolut üblich.
Außerdem wäre es schön, wenn Angebote direkt an die E-Mail Adresse des Ansprechpartners versendet werden, die man zuletzt bei diesem Ansprechpartner verwendet hat. So spart man pro Beleg einen weiteren Schritt. -
Klein KSVA GmbH
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Ein freundliches Hallo an den Support.
Unter Rechnungsadresse sollte man noch die Rechnungs E-Mail hinterlegen können.
Es würde den Versand der Rechnung per Email um ein deutliches vereinfachen,wenn man bei Rechnungsversand die Email automatisch erscheint.
Wir bekommen des öfteren anrufe weil die Rechnung an die falsches Email-Adresse gegangen ist. Diese ist einfach und bestimmt ohne großen Aufwand schnell zu realisieren.Mit freundlichen Grüßen
KSVA