Verbesserungsvorschlag – Standardpositionen beim Erstellen einer Rechnung

Hallo liebes Lexoffice-Team,

uns ist bei der täglichen Arbeit aufgefallen, dass beim Erstellen von Rechnungen immer wieder einzelne Positionen, Pauschalen oder Artikel vergessen werden.

Daher hätte ich einen Verbesserungsvorschlag für die Rechnungserstellung:

Es wäre sehr hilfreich, wenn man beim Öffnen einer neuen Rechnung automatisch eine Auswahlmaske angezeigt bekommen könnte. In dieser Maske kann jeder Benutzer für sich selbst festlegen, welche Pauschalen und Artikel standardmäßig zu einer neuen Rechnung hinzugefügt werden sollen.

Die Auswahl sollte idealerweise für jeden Benutzer individuell gespeichert werden können, sodass jeder Mitarbeiter seine eigenen Standardpositionen hinterlegen kann.

Zum Beispiel könnten folgende Positionen als Standard ausgewählt werden:

Anfahrtspauschale 10 km
Anfahrtspauschale 25 km
Anfahrtspauschale Konstanz
Fähre
Mobilitätspauschale
Werkstattpauschale Tag / Monat
weitere häufig benötigte Artikel oder Pauschalen

Beim Erstellen einer neuen Rechnung würden diese Positionen dann automatisch eingefügt werden. Nicht benötigte Positionen könnte man anschließend einfach wieder löschen.

Optional wäre auch eine Einstellung sinnvoll, mit der man festlegen kann, ob die Standardpositionen automatisch hinzugefügt werden oder ob beim Öffnen der Rechnung zunächst eine Auswahlmaske erscheint.

Aus unserer Sicht würde diese Funktion die Rechnungserstellung deutlich vereinfachen und gleichzeitig helfen, häufig benötigte Positionen nicht zu vergessen.

Ich würde mich freuen, wenn Sie diesen Vorschlag an Ihr Produktentwicklungsteam weitergeben könnten.

Vielen Dank und viele Grüße

Toni Käßner

Im grünen Reiter sollte neben "Neue Rechnung", "Neues Angebot" etc. auch "Neues Angebot aus Vorlage" ermöglicht werden. Eine Angebotsvorlage kann dann erstellt werden und hilft gerade bei Verwendung von vielen Hinweistexten in jedem Angebot, dass diese Angebote nicht neu generiert werden müssen oder man sich eine Vorlage als Belegentwurf selbst "bastelt".

Ichhabe immer lange Texte in Leistung und Beschreibung anzufertigen, die Leistungsbeschreibung (oberer Text) ist immer gleich und kann über die leistungsposition einfach angeklickt werden. Die Beschreibung: Name Wohnort und Mitgliedsnummer einer Krankenkasse muss jedesmal erneut eingegeben werden. Bei einer Rechnungsvorlage wäre diese erneute Eingabe überflüssig.

Vorlagen für Angebote halte ich ebenso für unabdingbar. Ich schreibe immer die gleichen Angebote mit 5-6 Positionen + 2-3 Freitexten.

Vorlage öffnen, Kunden auswählen (oder anders herum), evtl. Positionen anpassen - fertig in unter einer Minute. So dauert es immer 3-5 Minuten um alles auf Neue zusammen zu tickern, das nervt.

Es sollte die Möglichkeit geben Rechnungsvorlagen zu erstellen. Oft sind die Positionen auf Rechnungen immer dieseleben, das würde die Arbeit deutlich erleichtern.

Vorlagen für Angebote wäre mir sehr wichtig. Wenn ich ein Notebook anbiete, ist im Angebote immer Office, AntiViren Programm, Maus, Tasche usw. dabei. Hätte ich eine Vorlage würde mir das viel Arbeit sparen. Auch muss ich immer die Zahlungsbedingung mauell ändern. Im Moment behelfe ich mir damit, ein altes Angebot zu kopieren. Schöner wären jedoch Vorlagen, das ginge schneller, weil ich dann nicht überlegen muss, wer hatte das gleiche Gerät zuletzt.

Es wäre soooo viel einfacher, wenn ich für immer wiederkehrende Angebote Vorlagen speichern könnte und nicht immer ein passendes Angebot kennen und suchen müsste.

Und nicht nur den Angebotstext, sondern die einzelnen Positionen im Angebot. Zumal das drag & drop furchbar lange dauert, weil es neue Positionen immer ganz unten hinzufügt. Wenn ich also etwas vergessen habe oder zusätzlich hinzufügen will, das weiter oben rein gehört, dann kann ich nicht einfach eine Position von weiter oben an der Stelle kopieren oder eine neue dort einfügen, sondern muss ganz unten eine neue erstellen und dann per drag & drop endlos lange scrollen um die Position da einzufügen wo sie hin gehört und Sinn macht.

Bis letztes Jahr hatte ich alles angeblich primitiv mit einer Excel Tabelle in einem Word Dokument gemacht, aber da war es kein Problem mir a) beliebig viele Vorlagen für beliebig viele Angebotsarten zu erstellen wo ich dann nur ein paar Dinge anpassen musste und b) konnte ich ganze Blöcke verschieben und kopieren und einfügen wie ich will. Das hat sehr viel Zeit gespart.

ANGEBOTE -Das anlegen von Angebotsvorlagen ermöglichen bei der es dann möglich ist, den Kunden zu wählen und dann auch erst beim abschließen, die Angebotsnummer verrgeben wird.

Auch für mich wäre es sehr hilfreich, wenn für jeden Belegtyp nicht nur eine personalisierte Mailvorlage erstellt werden kann sondern mehrere Varianten von Mailvorlagen.

Sehr geehrtes LexOffice-Team,

ich teste aktuell begeistert die Funktionen von LexOffice und möchte mein Feedback teilen. Unsere GbR arbeitet unter zwei verschiedenen Tonstudio-Marken (Werbestrategisch auf unterschiedliche Musikrichtungen ausgelegt), und es wäre großartig, wenn in den Rechnungsvorlagen die Möglichkeit bestünde, den Studionamen über der Anschrift und auch Telefonnummer und Email anzupassen, ohne dies jedes Mal in den Firmendateneinstellungen ändern zu müssen.

Es wäre äußerst hilfreich, wenn Sie die Implementierung dieser Funktion in Betracht ziehen könnten. Dadurch könnten Nutzer mit mehreren Marken oder Geschäftsbereichen effizienter arbeiten.

Vielen Dank und freundliche Grüße,
Stephan Dutka

Es wäre super, wenn man Vorlagen für Rechnungen und Co anlegen könnte, die dann immer gewisse Standardpositionen enthalten.

So könnte man über die Freitext Positionen z.B. immer eine gewisse Strukturierung vornehmen.

Oder manche Positionen die jedes Mal anfallen, z.B. Fahrtkosten oder Versandkosten, automatisch immer integrieren.

Neben der neuen Funktion "Freitextoptionen speichern" finde ich gut, wenn wir direkt verschiedene Rechnungs - und Angebotsvorlagen abspeichern und in Kategorien zuweisen können.

Der Gedanke dahinter ist, für ähnliche Services oder Pakete, die wir immer wieder verkaufen schneller auf die Rechnungen zugreifen zu können. Aktuell ist die Alternative dazu die Rechnung einfach zu duplizieren. Das ist m.E. dennoch super benutzerfreundlich da wir über die Belegübersicht nach einem Kunden suchen müssen um von denen daraus eine ähnliche Rechnung auszuwählen und dann zu duplizieren.

Noch einfacher wäre, wenn wir im Vorfeld für definierte Angebote und Pakte die Vorlagen mit entsprechenden Preisen erstellen und speichern können für die spätere Nutzung.

Es wäre vom großen Vorteil, leere freie Zeilen einzufügen zu können, zwischen den einzelnen Positionen.
Um zB. eine bessere Übersicht von Teilbereichen zu haben oder
auch das Layout der Seite kann dadurch optisch attraktiver gestaltet werden.

neben den vorbelegbaren Textfeldern
im Kopfbereich "Belegtitel" und "Einleitungstext"
fehlt hier m. E.
- die "persönliche Anrede" ... nach Möglichkeit mit Auswahl eines der hinterlegten Ansprechpartner
im Fußbereich "Zahlungsbedingungen" und "Nachbemerkungen"
fehlt hier m. E.
- die Angabe eines "Zahlungsplans" (um Fälligkeit von 30% bei Erfüllung von...; weiter 30 % bei ... ect. hinterlegen zu können)
- die Angabe der zur Annahme des Angebotes (oldschool: für Leute mit Datum und echter Unterschrift .. manche Kunden wollen das)

Es wäre schön, wenn neben den Vorlagen für Solarprodukte auch andere Rechnungsvorlagen bereits vordefiniert werden können. Die zu verwendende Vorlage sollte in den Kundendaten hinterlegt werden können.

Ich habe Kunden die erhalten Brutto Rechnungen und andere Netto Rechnungen, so könnten diese deutlich schneller erstellt werden.

In unserem Verein ist häufig eine größere Anzahl von identischen Rechnungen an unterschiedliche Rechnungsnehmer:innen zu erstellen. Hier wäre eine Template Funktion äußerst hilfreich und zeitsparend. Ich behelfe mir aktuell mit der Funktion "Rechnung Duplizieren", jedoch muss trotzdem jede Rechnung einzeln angefasst und versendet werden. Ein Template mit der Möglichkeit einer automatischen Erstellung mehrerer Rechnungen über eine Auswahl an Personen aus der Kontaktliste wäre wirklich grandios. Eine zusätzliche automatisierte E-Mail Versandoption für mehrere Rechnungen auf einmal würde das ganze dann optimal ergänzen.

Wir schreiben unsere Kunden gern mit personalisierten Rechnungen an,
...Sehr geehrte Frau xxx, Sehr geehrter Herr xxx, ... und dann kann der Einleitungstext folgen. Dies könnte über einen Platzhalter mit Anrede plus Kundenname oder Vorname als Eingabefeld vor dem Einleitungstext folgen. Wir brauchen es bei Rechnungen, gilt denke ich jedoch für jeden anderen Beleg ebenfalls - mach das ganze formale etwas persönlicher :-)

Häufig bestehen Angebote aus mehreren Positionen. Ich vermisse die Möglichkeit mehrere Angebotsvorlagen parat zu haben, die ich nur noch finalisieren muss. Aktuell bietet Lexoffice nur die Möglichkeit, ein Posten nach dem anderen auszuwählen oder irgendein passendes Angebot zu suchen zu duplizieren, was aber sehr umständlich ist.

Bei uns ist das Thema ANGEBOT ganz weit oben auf der Liste der wichtigen Kontaktpunkte mit unserem Kunden. Wir würden wirklich gern unsere Angebot über Lexoffice verschicken - allerdings sind die Vorlagen und Editierungsmöglichkeiten nicht so umfangreich, dass wir das Angebot so verschicken würden.
Unsere Idee also: Wieso nicht eigene Dokumente hochladen, die ansprechend im CI des Unternehmens angelegt sind und ggf. noch weitere Anhänge ermöglichen?
ODER: Komplett freie Gestaltung für die Angebote?
Bei uns ist ein Angebot immer sehr individuell und lässt sich nicht gut in der Tabellenform darstellen, die Lexoffice anbietet. Wir haben also dadurch einen enormen Zusatzaufwand, dass wir ansprechende Angebote rausschicken - allerdings ist unsere Zielgruppe auch sehr anspruchsvoll was das angeht.

Neu Rechnung schreiben wird ausgewählt, dann wäre es schön, wenn ich Produkte oder Serviceleistungen als Standard in jeder Rechnung anlegen kann.
So das Ich Produkte oder Serviceleistungen die in jeder Rechnung vorkommen, nicht vergessen kann und Standardmäßig immer mit drin sind bzw. als Position immer mit auftauchen.
Dann kann ich entscheiden ob sie drin bleibt oder eventuell kann ich sie auch wieder löschen, aber die Leistung geht nicht unter.