Ein Unternehmen bekommt jeden Tag Rechnungen. Leider lassen sich die Rechnungen nicht gut zuordnen, wenn im Export als E-Mail nur die Datei-Bezeichnung Rechnung RE123 steht. Eine Option zur eingäbe eines Firmennamens oder Kürzel wäre empfehlenswert

Hallo, ich suche die Möglichkeit PDF-Rechnung nicht nur mit RE Nummer als Dateinamen, sondern auch den Kundennamen einzutragen. Das dient bei Datensicherung der besseren Auffindbarkeit. vielen Dank

Es wäre toll, wenn man den Datei-Namen der PDF Datei, die bei dem Download der Ausgangsrechnung erstellt wird, konfigurieren könnte, Re-Nr., Datum (verschiedene Formate), Betrag, Kunde - Das jedes Mal per Hand zu machen ist sehr aufwendig.

Wir versenden seit neuestem Ausgangsrechnungen direkt aus LexOffice heraus, darunter auch 50 Serienrechnung/Monat. Unser Format für Dateinamen ist anders als die Einstellung in Lexoffice und ich würde mir wünschen den Dateiname aus den vorhandenen Platzhalter selber bestimmen zu können. (z.B. Rechnungsnummer + Kundenname + Belegdatum .PDF)

Hallo,
ich frage mich wirklich seit über 4 Jahren Lexoffice Nutzung, warum beim Export NICHT die Rechnungsnummer als Dateiname gespeichert werden. Das ist richtig viel händische Arbeit und echt unnötig :/
Daher: bitte fügt die Rechnungsnummer als Dateiname beim pdf-Export :))))

Die Funktion wäre wirklich eine Erleichterung - ich ändere die Dateinamen auch jedes mal.
Wie stehen die Chancen, dass dies Umgesetzt wir? Die Idee wurde 2020 eingereicht, die ältesten Kommentare dazu sind von Anfang 2019. Das lässt meine Hoffnung schwinden.

Sehr guter Vorschlag!

Wie gut das in lexoffice umsetztbar ist, zeigen die Konfigurationsmöglichkeiten des automatischen E-Mail-Versandes bereits. Analog dazu würde ich mir wünschen den Dateinamen einer Rechnung, eines Angebotes etc. wie folgt konfigurieren zu können:

Beispiel:
{Freitext}_{Kürzel}_{Rechnungsnummer}_{Kundenname}_{Erste Rechnungsposition}_{Mein Firmenname}_{Rechnungsdatum}

"Rechnung_RE_00345_Kunden GmbH_Holzkohle-Lieferung_Meine Firma GmbH_30.11.2023.pdf"

Denkbare Kategorien:
{Rechnungsdatum 6-stellig}: 30.11.23
{Rechnungsdatum 8-stellig}: 30.11.2023
{Rechnungsdatum fließend kurz}: 231130
{Rechnungsdatum fließend lang}: 20231130
{Rechnungsnummer}: 00345
{Kundenname}: Kunden GmbH
{Mein Firmenname}: Meine Firma GmbH
{Erste Rechnungsposition}: Holzkohle-Lierferung
{Kürzel}: RE/AG/GS etc.
{Freitext}: "Rechnung"

Auswählbare Trennzeichen: _ - , .

Dieses Feature würde mir langfristig gesehen viele Stunden Arbeitszeit sparen, wenn ich die PDF-Dateien direk unter dem richtigen Namen herunterladen, abspeichern und versenden könnte.

Eine konkrete Dateibenennung ist bspw. für den elektronischen Rechnungsversand an REWE notwendig. Dort müssen alle Belege mit "Dokument" beginnen... Jetzt muss ich die Datei speichern, umbenennen und eigenhändig verschicken, anstatt das Mailfeature von Lexoffice nutzen zu können.

Name der Rechnungdatei sollte auf Wunsch um den Kundennamen ergänzt werden können.

Beispiel: Rechnung_(KUNDENNAME)_RE2205BE0093_04.05.2022

sehe ich genauso, würde gerne bei Lieferscheinen den Betreff direkt hinter der L- Nummer generieren ohne ihn manuell eingeben zu müssen

Bitte unbedingt ändern, sehr guter Vorschlag!
Habe eben in der Hotline erfahren dass es tatsächlich nicht möglich ist, den Dateinamen anzupassen, dass die Idee hier aber schon beschrieben wurde.

Denke es gehört zum guten Kundenservice, dass meine Kunden am Dateinamen erkennen können, von wem die Rechnung stammt.

Für mich wäre es wichtig, Vorgaben bei der Dateinamengenierierung zu machen. Ich speichere alle Rechnungen vor dem Versand und es wäre eine große Erleichterung, wenn ich eine Vorgabe für Dateinamen hätte. In meinem Fall wäre dies YYYY-MM-DD - KUNDE - Rechnungsnummer.
Das sollte doch relativ einfach umsetzbar sein, nicht wahr?

Hallo LexOfficeTeam.
Alle Aufträge eines Kunden werden bei mir - zusammen mit allen Belegen - in einem Kundenordner abgelegt. Die Unterordner erhalten jeweils am Anfang der Jobbezeichnung ein Datum:
220401 Kundenname - Projekt - ... also JJMMTT
Alle darin befindlichen Dokumente haben ebenfalls ein Datum in der Bezeichnung. Und so ordnen sich z:B. die verschiedenen Versionen ganz von allein. Ebenso verhält es sich mit der Korrespondenz. Meine Bitte: Bei Angeboten, LS und Rechnungen sowie den E-Mail-Versand möchte ich gern in der Bezeichnung mit einer Kurzform versehen. Den Ansatz dazu gibt es im Freifeld bei den Nummernkreisen: {JJ} {MM} - aber keine Möglichkeit für den Tag. Bei der Einstellung der E-Mail-Vorlagen kann ich ein "Belegdatum" auch in den Betreff setzen. Allerdings kann ich das wohl nicht formatieren, damit das Datum dann als "220401" angezeigt wird. Sowas ist doch bestimmt von Euch aus einstellbar, oder?
Gruss...kl

Hallo. Ja für mich wäre es auch für den Download und auch für den Mailversand am besten den eigenen Firmennamen und den Kundennamen als Dateiname zu haben. Wenn ihr die Datei konfiguierbar macht wäre allen geholfen.
So bin ich leider gezwungen per Hand die Änderungen vorzunehmen :-(

!! Diese Funktion wäre sehr hilfreich auch für Unternehmer mit Ist-Besteuerung !!

Derzeit wird beim Exportieren von z.B. allen Belegen eines Monats als PDF (um sie z.B. gebündelt nach Zahldatum beim Steuerberater einzureichen) leider ein .zip-File generiert in dem zwar alle Belege sind, aber der Dateiname vorne nur das Belegdatum und nicht das eigentlich wichtige Zahldatum ausweistausweist.

Gerade wenn man im Exportmenü anwählt "Alle Belege mit Zahlungsdatum im ausgewählten Zeitraum (teil-/vollständig bezahlt)", sollte man ja erwarten, dass im Dateinamen auch das Zahldatum steht und nicht das Belegdatum. Das hilft ja niemandem und man kann die Belege nicht chronologisch nach Zahldatum sortieren.

Wäre sehr einfach zu beheben?

Es wäre schön, wenn der Name der PDF-Datei auch den Kundennamen enthalten würde. Damit kann ich in meinem Offline-Archiv auf der Festplatte die Rechnungen schneller finden.
Wenn man das Format des Dateinamens flexibel anpassen könnte, wäre es sogar noch besser.

Absolut! Die derzeitige Bezeichnung ist ein Zahlenwust, der auch noch das Datum mit Punkten enthält, was bei manchen Systemen zu Problemen beim Öffnen führt, da nur der Dateisuffix mit einem Punkt vom Dateinamen getrennt sein sollte.

Ich möchte gerne die Dateinamen der pdf-Rechnungen, die für einen Mailversand generiert werden, selber festlegen.

Wenn man einen Beleg downloadet oder ihn per E-Mail versendet heißt er momentan so "Rechnung_RE40112233_02.01.2019.pdf". - Leider ist hier eine automatische zeitliche Sortierung nicht gewährleistet. Besser wäre es, wenn man den Namen konfiguierbar macht und z.B. auch die Kundennummer mit im Dateinamen anzeigen lassen könnte -> "2019-01-02_KN1234567_RE40112233.pdf"