Dublettenerkennung durch aktives OCR im Uploadordner
Die OCR-Erkennung ist beim Hochladen der Belege noch nicht aktiv. Der Kundenservice hat das damit begründet, dass eine dauerhaft aktive OCR die Kosten des Produkts erheblich ansteigen lassen würde. Allerdings wäre es sehr nützlich, wenn bereits beim Hochladen der Belege in den Upload-Ordner die OCR-Funktion aktiv wäre und erkennen würde, ob der Beleg bereits in dem entsprechenden Ordner hochgeladen ist bzw. schon einmal gebucht wurde. Eine Dublette wird ja bisher erst gemeldet, wenn man einen Beleg noch einmal erfasst hat und speichern möchte. Das würde den Prozess vereinfachen. Die Funktion sollte optional eingeschaltet werden können, im Zweifel auch gegen eine Extra-Gebühr für einen definierten Zeitraum.
Thorsten Kasparek
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Alternativ würde es auch reichen, wenn ein täglich laufender interner Kontrolljob auf die kürzlich gebuchten oder erfassten Belege den Nutzer darauf hinweisen würde, falls eine Eingangsrechnung mit gleicher Rechnungsnummer am gleichen Rechnungsdatum gefunden würde. Dies könnte bei vielen kleinen Umgebungen schon helfen auf potentielle Dubletten zu entdecken indem es die verdächtigen Buchungen zur manuellen Kontrolle markiert. (Gern auch individualisierbar je Kunde ob nur auf Rechnungsnummer und Datum oder alternativ auch auf Betrag, Kunde, etc geprüft werden soll).
Denn es kommt nicht immer vor dass der Upload zweimal passiert sondern auch dass ein Kollege das papierhaft vorliegende Rechnungsdokument als PDF eingescannt und hochlädt und ein anderer nochmal dasselbe Dokument mit der Handyapp hochlädt. Spätestens nach der kontrollierten und korrigierten Belegerfassung sind die Werte aber korrekt ud damit abgleichbar und Dubletten fallen auf.Das Problem bei OCR ist, offenbar neben den Kosten, dass manchmal die Erkennung auch jedesmal gerine Unterschiede aufweisen kann:
Beispiel: in der Erkennung von 0 und O oder I (i) und l (L). Damit nach einer händischen Korrektur eines OCR-Uploads sowieso keine Gleichheit mehr gegenüber dem dann nochmal hochgeladenen Dokument gegeben wäre.