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Guten Tag,
ich möchte eine Anregung zur Erweiterung des Funktionsumfangs einbringen, die aus meiner Sicht einen erheblichen Mehrwert für die effiziente Verwaltung offener Forderungen bieten würde.
Konkret geht es um die **Implementierung eines vollständig automatisierten Forderungs- und Mahnmanagements**, bei dem Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Fristen sowie anfallende Mahnkosten und Verzugszinsen systemseitig verwaltet und automatisch verarbeitet werden.
**Der gewünschte Funktionsumfang könnte beispielsweise wie folgt aussehen:**
**1. Rechnungserstellung und Zahlungsziel**
Bei der Erstellung einer Rechnung wird ein individuelles Zahlungsziel, beispielsweise sieben Tage, festgelegt. Das System überwacht anschließend automatisch den Zahlungseingang und die entsprechende Zahlungsfrist.
**2. Automatische Zahlungserinnerung**
Sollte bis zum Ablauf des Zahlungsziels kein Zahlungseingang festgestellt werden, versendet das System automatisch eine freundliche Zahlungserinnerung per E-Mail. Gleichzeitig wird eine neue Zahlungsfrist, beispielsweise von weiteren sieben Tagen, gesetzt.
**3. Erste Mahnstufe**
Bleibt die Zahlung weiterhin aus, erfolgt nach Ablauf der neuen Frist automatisch der Versand einer ersten Mahnung. Diese kann, sofern rechtlich zulässig, eine entsprechende Mahnpauschale enthalten. Gleichzeitig wird eine weitere Zahlungsfrist eingeräumt.
**4. Zweite Mahnstufe mit Verzugszinsen**
Sollte auch innerhalb dieser Frist kein Zahlungseingang erfolgen, wird automatisch eine weitere Mahnung versendet. Dabei berechnet das System die bis zu diesem Zeitpunkt angefallenen gesetzlichen Verzugszinsen sowie gegebenenfalls zulässige Mahnkosten und berücksichtigt diese in der Zahlungsaufforderung.
**5. Letzte Mahnung mit Ankündigung weiterer Maßnahmen**
Nach erneutem fruchtlosem Fristablauf erfolgt eine abschließende Zahlungsaufforderung. Diese weist darauf hin, dass die offene Forderung bei weiterhin ausbleibender Zahlung an ein Inkassounternehmen übergeben, gegebenenfalls im Rahmen eines Forderungsverkaufs abgetreten oder auf gerichtlichem Wege geltend gemacht werden kann. Zudem wird auf mögliche weitere Kosten hingewiesen.
**Wesentliche Anforderungen an die Funktionalität:**
- **Individuell konfigurierbare Mahnprozesse:** Zahlungsfristen, Anzahl der Mahnstufen und zeitliche Abstände sollten flexibel festgelegt werden können.
- **Personalisierbare E-Mail-Vorlagen:** Für jede Mahnstufe sollten individuelle Texte hinterlegt werden können, die automatisch mit den jeweiligen Rechnungs- und Kundendaten ergänzt werden.
- **Automatische Berechnung von Verzugszinsen und Mahnkosten:** Die Berechnung sollte unter Berücksichtigung der jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen erfolgen.
- **Automatische Überwachung des Zahlungsstatus:** Sobald eine Forderung vollständig beglichen wurde, sollte der Mahnprozess automatisch beendet werden. Bei Teilzahlungen sollte der verbleibende Forderungsbetrag entsprechend berücksichtigt werden.
- **Transparente Dokumentation:** Sämtliche Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Fristsetzungen und Forderungsentwicklungen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.
- **Individuelle Steuerungsmöglichkeiten:** Einzelne Mahnstufen sollten bei Bedarf manuell pausiert, angepasst oder übersprungen werden können.
- **Optionale Inkasso-Anbindung:** Perspektivisch wäre auch eine Schnittstelle zu Inkassodienstleistern sinnvoll, um offene Forderungen nach Abschluss des internen Mahnverfahrens strukturiert übergeben zu können.
**Ziel dieser Erweiterung** ist es, den gesamten Prozess von der Rechnungsstellung bis zur abschließenden Forderungsbearbeitung weitestgehend zu automatisieren. Dadurch ließen sich administrative Aufwände erheblich reduzieren, Zahlungsfristen konsequenter überwachen und offene Forderungen effizienter bearbeiten.
Aus meiner Sicht wäre eine solche Funktion insbesondere für Unternehmen mit regelmäßig wiederkehrenden Rechnungsstellungen eine äußerst wertvolle Ergänzung.
Ich würde mich freuen, wenn Sie prüfen könnten, ob eine entsprechende Funktion bereits geplant ist oder perspektivisch in die Weiterentwicklung Ihrer Software aufgenommen werden kann.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen