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Ich halte eine Stichwortsuche über Positionen und Positionsbeschreibung bereits erstellter Belege für sinnvoll. Insbesondere dann, wenn oft manuelle Texte benutzt werden. Ich suche ständig und umständlich Belege, die die entsprechenden Stichworte enthalten.
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Als Studio für feine Grafik ist es mir wichtig, dass meine Rechnungen nicht nur funktional den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch gestalterisch ansprechend bleiben. Daher möchte ich mein eigenes Briefpapier mit bereits visuell enthaltenen Adressdaten nutzen, während die gesetzlich vorgeschriebenen Adressinformationen zusätzlich als maschinenlesbare Daten eingebettet werden.
Technisch kann dies über das ZUGFeRD-Format (Version 2.1 oder höher) realisiert werden, das ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei kombiniert. In diesem Fall würden die Pflichtangaben zur Adresse sowohl visuell im Layout als auch in strukturierter Form innerhalb der XML-Datei enthalten sein. Die maschinenlesbaren XML-Daten bleiben dabei unsichtbar, während die sichtbare Gestaltung vollständig meinen Anforderungen entspricht.
Durch diese Hybridlösung ist sichergestellt, dass die Rechnung sowohl für menschliche Empfänger als klassisch gestaltetes Dokument nutzbar bleibt als auch den rechtlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen gemäß EN 16931 entspricht.