Lexware Office kann steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG nicht so buchen, dass sie korrekt in die Umsatzsteuer-Voranmeldung überführt werden. Es fehlt schlicht die dafür vorgesehene Erlöskategorie. Selbst wenn man als Workaround den Umsatz nicht als Rechnung, sondern als importierten Beleg mit Kategorie „Einnahmen als Kleinunternehmer" (Konto 8192) und Steuersatz „Keine" bucht und eine Zahlung zugeordnet, erscheint in der Vorschau der Voranmeldung der Betrag nicht in der dafür vorgesehenen Zeile 23, Kennzahl 48, „Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug"

Wer solche Umsätze ausführt, kann keine korrekte und vollständige Voranmeldung aus Lexware
Office abgeben. Sie muss stattdessen manuell in Mein ELSTER erstellt werden – bei jedem Voranmeldungszeitraum, unabhängig davon, wie sorgfältig gebucht wurde. Steuerlich verpflichtende Meldungen entstehen nicht in der Software, sondern parallel
dazu. Fehlerquellen vervielfachen sich, weil zwei Systeme auseinandergehalten werden müssen. Die in Lexware
Office geführte Meldehistorie entspricht dann nicht mehr dem, was tatsächlich ans Finanzamt übermittelt wurde. In
einer Zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt können sich dadurch Abweichungen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung ergeben, die inhaltlich nicht bestehen, formal aber begründungspflichtig werden – ein Fall, den ich in eigener Sache derzeit gegenüber dem Bundeszentralamt aufklären muss. Etwaig spätere Korrekturen führen fast zwangsläufig zum Chaos und Ärger mit den Finanzbehörden.

Es geht nicht um einen exotischen Sonderfall. Steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG sind alltäglich in Berufsgruppen, die
zur typischen Nutzergruppe einer selbstständigen Buchhaltungssoftware gehören:
• Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten und andere Heilberufe nach § 4 Nr. 14 UStG
• Pflegedienste, Betreuungsleistungen und Sozialdienste nach § 4 Nr. 15 bis 18 UStG
• Vermieter und Verpächter von Grundstücken und Wohnungen nach § 4 Nr. 12 UStG
• Versicherungs- und Finanzvermittler, Kreditvermittler und M&A-Berater nach § 4 Nr. 8 und Nr. 11 UStG
• Selbstständige Lehrer, Dozenten, Nachhilfeanbieter und Bildungsanbieter nach § 4 Nr. 21 und Nr. 22 UStG
• Alle Unternehmer mit gemischten Umsätzen, für die die Vorsteueraufteilung nach § 15 Abs. 4 UStG gesetzlich vorgeschrieben ist
Diese Berufsgruppen umfassen zusammen mehrere Hunderttausend Unternehmer in Deutschland. Für sie ist Lexware Office in seiner heutigen Ausgestaltung nicht durchgängig nutzbar – auch wenn Lexware Office diese Nutzer durch seine vorbildlich einfache Bedienung ausdrücklich anspricht. Bei Sevdesk als Ihrem direkten Wettbewerber aus demselben Hause ist das offenbar möglich und zeigt „inhouse“, dass und wie es geht. Ebenso DATEV Unternehmen Online und augenscheinlich auch WISO MeinBüro (wenigstens als Workaround).