Neue Funktion: Vorgänge / TO List
1. Neuer Vorgang

Im oberen Menü (z. B. in der Headline) soll ein neuer Bereich „TO List“ bzw. „Neuer Auftrag“ angelegt werden.

Hier können neue Aufträge von Kunden erfasst und anschließend in einer übersichtlichen Liste verwaltet werden.

Wichtig ist, dass bei jedem Kunden später nicht nur der Name, sondern auch der konkrete Vorgang und der Arbeitsinhalt erkennbar sind.

2. Aufbau und Suchkriterien

Da ich viel mit Hausverwaltungen arbeite, müssen verschiedene Informationen miteinander verknüpft werden:

Auftraggeber (z. B. Hausverwaltung)
Verwaltername
Objekt / Straße
Eigentümer oder Mieter / Bewohner
Telefonnummer
Vorgang bzw. Arbeitsauftrag
Zuständiger Mitarbeiter
Status und bisher ausgeführte Arbeiten

Beispiel:

Reale Estate | Bahnstraße | Otto Müller | Balkontür schließt nicht

Die Informationen sollen bei der Auftragserfassung eingegeben und für spätere Suchvorgänge gespeichert werden.

Suchfunktion

Die Suche soll nach verschiedenen Schlagworten möglich sein, zum Beispiel:

Verwaltername
Straße / Objekt
Mieter- oder Eigentümername
Vorgang

Wenn ich beispielsweise „Bahnstraße“ eingebe, sollen alle Vorgänge angezeigt werden, die mit diesem Objekt bzw. dieser Straße verbunden sind.

3. Auftragserfassung und Arbeitsverlauf

Ein erfasster Vorgang soll später als Grundlage für die weitere Bearbeitung dienen.

Mögliche Schritte:

Auftrag erfassen.
Zuständigen Mitarbeiter festlegen.
Beschreibung des Auftrags hinterlegen.
Bisherige Arbeiten und Erkenntnisse dokumentieren.
Status aktualisieren.
Vorgang abschließen.
Rechnung auf Grundlage des Vorgangs vorbereiten.

Wünschenswert wäre außerdem eine Art Ablaufbericht, in dem die bisherigen Tätigkeiten und der Verlauf des Auftrags festgehalten werden können.

4. Praktisches Beispiel aus meiner bisherigen Arbeitsweise

Zurzeit führe ich eine solche Liste in Word.

Als Erstes trage ich die Straße ein, an der die Arbeit stattfinden soll. Aus dem Objekt ergeben sich in meinem Fall häufig bereits die Hausverwaltung und der Eigentümer.

Anschließend erfasse ich:

Auftraggeber und zuständigen Mitarbeiter
Mieter bzw. Bewohner mit Telefonnummer
Verweis auf die Auftragsemail, beispielsweise mit dem Datum der E-Mail
Beschreibung des Auftrags
Bisher ausgeführte Arbeiten
Aktuellen Status

Diese Informationen möchte ich künftig direkt im Programm erfassen und verwalten.

5. Status und Abrechnung

Wenn ein Vorgang abgeschlossen ist, sollte dieser entsprechend markiert werden können.

In meiner bisherigen Word-Liste kennzeichne ich abgeschlossene Arbeiten mit roter Schrift. So kann ich zu einem späteren Zeitpunkt gezielt nach diesen Vorgängen suchen und die Abrechnung durchführen.

Besser wäre eine eindeutige Statusauswahl, beispielsweise:

Neu
In Bearbeitung
Warten auf Freigabe
Abgeschlossen
Abgerechnet

Die Statusanzeige sollte übersichtlich sein und sich bei Bedarf filtern lassen.

6. Ausdruckbare Übersicht

Die Vorgangsliste soll ausdruckbar sein.

Jede Zeile sollte eine kompakte Übersicht bzw. eine Art Überschrift des Vorgangs darstellen, sodass ich auch auf Papier schnell erkennen kann:

Objekt / Auftraggeber – Bewohner – Vorgang – Status

Die vollständigen Details sollten sich durch Öffnen des jeweiligen Vorgangs anzeigen lassen.

Ziel

Die Funktion soll meine bisherige Word-Liste ersetzen und eine zentrale Verwaltung aller Aufträge ermöglichen – von der Auftragserfassung über die Ausführung und Dokumentation bis hin zur späteren Abrechnung.

Projekte, Zeiterfassung mit einfachen "Haken" to-dos

Eine integrierte To-Do Liste wäre super, damit ich z.B. mir "merke" dass ich die hochgeladenen Kassenbelege noch im Original brauch und mir diese noch fehlen etc.
Ich nicht vergesse noch einen bestimmten Vertrag oder Rechnung zu einer Buchung rauszusuchen