Einige Rechnungen werden in regelmäßigen Abständen als PDF per Mail an mich versendet (z.B. Internetanschluss, Mobiltelefon). Entsprechende Abbuchungen erfolgen per Lastschriftverfahren von meinem Konto, das mit LexOffice verknüpft ist.

Ähnlich dem Verfahren mit den "hauseigenen" Rechnungen über die Nutzungsgebühr für LexOffice, sollte hier eine weitgehende Automatisierung vorgenommen werden.

Das kann erreicht werden, indem mein LexOffice Account als Empfänger dieser Rechnungen fungieren kann. Dazu könnte beispielsweise jedem Account eine Mailadresse zugeordnet werden (zB accountX@app.lexoffice.de). Diese kann dann entweder direkt beim Anbieter (zB Internetanbieter) als Empfänger der Rechnungsmails eingetragen werden, oder im eigenen Mailaccount als Weiterleitungsziel für eben diese Mail mit Rechnungen im Anhang.

In einem zweiten Schritt sollte dann in LexOffice eingestellt werden können, zu welcher regelmäßig auftauchenden Abbuchung die Mails des Absenders gehören. Eine Zuordnung von Abbuchung und Rechnung kann anhand verschiedener Kriterien erfolgen. Auch Seiten der empfangenen Rechnung: Absender, Betreff der Mail, Datum. Auf Seiten des Kontos: Betrag der Abbuchung, Verwendungszweck, Gläubigerbezeichnung.

Schließlich könnte LexOffice aus den gewonnenen Informationen (Beleg PDF, Betrag, Gläubigerbezeichnung, Datum) und weiteren (ggf voreinzustellenden) Angaben einen Vorschlag für einen einzubuchenden Beleg erzeugen, der dann nur noch einer Revision unterzogen und genehmigt werden müsste.

Liebes Lexware Team,

ich arbeite seit Anfang diesen Jahres mit lex office, lasse meine monatlichen Umsatzsteuer Voranmeldungen jedoch parallel noch von meiner Steuerberaterin machen, damit sich keine Fehler einschleichen.

Mir ist dabei folgendes Problem aufgefallen. Beim Beleg erfassen, hat man 3 verschiedene Zahlarten: Noch nicht bezahlt, Bezahlt und Kasse. Fälschlicherweise muss man hier jedes mal "Noch nicht bezahlt" auswählen, für Belege die bereits bezahlt sind, nur um sie dann anschließend noch in den Bankvorgängen verknüpfen zu können. Wählt man hier "Bezahlt" aus, geht die Bezahlung völlig unter. Klar sie wird in den Berechnungen verbucht, aber man hat keine wirkliche Übersicht.

Man müsste hier also die Möglichkeit haben, wenn man "Bezahlt" auswählt, den Beleg der entsprechenden Kontobewegung zuweisen zu können, denn es ist ja in dem Fall keine Kassenzahlung.

Und genau hier gibt es noch einen Bug, der behoben werden sollte. Schreibt man eine Re und wählt bei der Zahlart "Kasse" aus, wird diese Zahlung zwar verknüpft und bei Art der Einnahme steht: "Zahlung für RE XYZ" jedoch wird die Beschreibung, sofern man das Feld genutzt hat, nicht in der Kasse angezeigt. Trägt man eine Bareinnahme direkt in der Kasse ein geht das, hier kann man dann aber nicht auf die entsprechende Rechnung verweisen, bzw. diese verknüpfen. Dazu kommt leider noch, dass die Mehrwertsteuer dann auch nicht in der Kasse angezeigt wird. Das Feld ist dann einfach leer. Das ist leider ein ganz dickes Manko und sollte längst behoben sein.

Meine Steuerberaterin hat mich gebeten, Bei Kasseneinnahmen, zu der Re Nummer, die ja automatisch angezeigt wird in der Übersicht, noch den Kunden Namen eintragen soll. Würde das Beschreibungs/ Notiz Feld beim erfassen einer Re als Zahlart "Kasse"angezeigt werden, wäre dies kein Problem.