Sehr geehrtes Lexoffice Team,

Es gab schon einige gute Anfragen zu den Benutzerberechtigungen.
Diese wurden zumeist leider mit einer allgemeinen Erklärung beantwortet, dass dies über die 4 Punkte in der Benutzerverwaltung schon geleistet sei.

Es wäre hilfreich für alle Unternehmen und Selbstständige die mit weiteren Benutzern arbeiten das die Punkte wenn Sie ausgewählt werden weitere Unterpunkte zur Auswahl erhalten.

Ein Vorschlag für die Berechtigung “Belege, Kontakte & Produkte” sollten noch die Punkte:
- Angebote erstellen und einsehen
- Rechnungen erstellen und einsehen
- Auftragsbestätigungen erstellen und einsehen
- Lieferscheine erstellen und einsehen
- Kontakte erstellen (einsehen sollte immer zur verfügung stehen)
- Produkte/Services erstellen (einsehen sollte immer zur verfügung stehen)
- Export von Listen erstellen

Die Rechte lassen sich nicht genau genug Einschränken. Auch in Hinsicht auf DSGVO darf ein Mitarbeiter nur so viel wie nötig sehen.
Ich nenne ein paar Beispiele:
-Nicht jeder soll ändern oder löschen dürfen
-Eingangsbelege gehen nur Chef und Buchhaltung etwas an
-Mancher Mitarbeiter soll nur Kontaktdaten einsehen können
-Einkauf brauch keine Einsicht auf Kundendaten
Das sind nur die Punkte, die mir spontan eingefallen sind. Gibt wahrscheinlich weitere relevante.
Aus Kommentaren anderer Vorschläge:
-Buchhaltung Zugriff nur auf Kasse
-Ich möchte das Einscannen der Belege (Ausgangsbelege, Quittungen für Ausgaben) gerne von einem externen Mitarbeiter erledigen lassen. Dieser sollte keinen Einblick in weitere Geschäftsprozesse erhalten. Daher ist ein limitierter Berechtigungszugang sehr wert- und sinnvoll. Ich stimme hier zu.

Ich möchte gerne einem Mitarbeiter die Möglichkeit einräumen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Ausgangsrechnungen zu erstellen. Dieser Mitarbeiter soll aber keinen Einblick in alle Belege bekommen. Gut wäre eine Aufteilung nach Ausgang/Eingang.
"Belege, Kontakte und Produkte" ist zu grob.

Damit nicht nur ich als Chefin meines kleinen Unternehmens in LexOffice arbeiten kann, wäre es wichtig dass ich Mitarbeiter als Benutzer anlegen kann, die KEINE Eingangsbelege oder Lieferantenumsätze einsehen können!

Mitarbeiter sollen neue Kontakte, Produkte und Services anlegen können sowie Angebote, Rechnungen und Lieferscheine ausstellen können, dabei aber KEINEN Zugriff auf sensible Daten, wie die Abrechnung des freien Mitarbeiters oder die Gesamtumsätze eines Lieferanten oder Kunden sehen können.

Es braucht also differenziertere Zugriffsrechte für Benutzer, die individuell vom Admin angelegt werden können.

die Angestellten sollten zugriff auf das Kassenbuch haben und Einträge machen können. Dabei aber keine Einsicht in andere Konten haben

Wir haben Mitarbeiter, die nur Angebote erstellen. Diese sollen abe rnicht die Eingangsbelege sehen. Wir würden uns wünschen, dass die Benutzerverwaltung noch dahingehend verfeinert wird.

Es gibt ja nur zwei Stufen in der Rechteverwaltung von Lexoffice, so kann jeder jeden erfassten Beleg sehen. Es wäre gut, wenn man nur die eigenen erfassten Belege sehen würde, wenn man nicht die Admin-Rechte hat.

Es wäre super, wenn es möglich wäre Adminrechte nur auf Aktivitäten zu vergeben. Soll heißen, wenn ich z.B. eine Sekretärin habe, dass diese dann ggf. einen neuen Kunden anlegen kann, anschließend dort eine Notiz, Datei oder eine Aufgabe hinterlegt, die dann auf eine bestimmte Person mit Zugriffsrechten vergeben wird. Dies sollte dann mit kompletten Rechten sein, oder nur Lesen oder aber nur Anlegen und lesen.

Leider kann nur der Admin Kommentar Funktionen an erstellten Belegen erstellen. Es wäre Super, wenn alle Benutzer einen Beleg Kommentieren könnten. Hier sollten Die Nutzerrechte individueller Personalisierbarer gemacht werden!

Es wäre schön wenn der Mitarbeiter die Lieferantenrechnungen (Preise) nicht einsehen kann.

Ich greife noch mal die Ideenfrage von 2019 auf:

Zugriffsrechte nach Rollen
"Es wäre super hilfreich, wenn nicht alle Mitarbeiter Zugriff auf die (Lohn-/)Buchhaltung hätten!
Sachbearbeiter, die Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen erstellen, erhalten normalerweise KEINEN Zugriff auf die gesamte Buchhaltung und EÜR. Wenn ich mehrere Benutzer anlegen kann, ist die Lösung doch sicher nicht für 1-Mann-Betriebe gedacht. Also braucht man auch unterschiedliche Zugriffsrechte"

Ich bitte Sie die Zugriffsrechte (Rollen) mehr zu klassifizieren.

Ich benötige zum Beispiel verschiedene Rollen:
- Mitarbeiter, die nur Zugriff auf den Kundenmanager haben und auch nur Angebote schreiben dürfen
- Mitarbeiter, die Zugriff auf den Kundenmanager haben, Angebote und Rechnungen schreiben dürfen

Es würde mir im ersten Step auch schon sehr helfen, wenn mein Mitarbeiter nur Zugriff auf den Kundenmanager, ohne ein Angebot schreiben zu dürfen, hätte.
Vielen Dank.

Aktuell ist es nicht möglich Mitarbeitende Angebote in LexOffice entwerfen, schreiben und versenden zu lassen, ohne dass auch alle Eingangsbelege für diese zu sehen sind. Ich möchte vorschlagen, dass das Rechtemanagement an dieser Stelle genauer eingestellt werden kann. Momentan muss man entweder alle Eingangsrechnungen offen legen oder Mitarbeitende mit einem anderen Programm Angebote schreiben lassen und als Administrator manuell alles in LexOffice noch mal anlegen.

Aktuell kann man nur folgende Berechtigung als Paket freigeben (oder eben nicht)
"Belege, Kontakte & Produkte
Ausgangsbelege erstellen, Eingangsbelege hochladen, Kontakte und Produkte bearbeiten"

Ich würde mir eine feinere Aufgliederung wünschen: konkret wünschen wir uns für Mitarbeitende folgende Rolle:

- Belege, Kontakte, Produkte:
Angebote lesen, entwerfen, schreiben und versenden
Kontakte anlegen und bearbeiten
Ausgangsrechnungen lesen und (als Entwurf) schreiben
(Aufgaben erstellen und erledigen)
- Self Service
Eigene Lohndokumente einsehen

Eine zusätzliche Option wäre das Einschränken auf die Ansicht nur von eigenen Inhalten in allen Bereichen.

Eine insgesamt granulare Einstellung würde auch besser auf andere Use-Cases in anderen Unternehmen eingehen.

NICHT ZEIGEN:
- Eingangsbelege
- Administration: Benutzer anlegen und lexoffice-Einstellungen ändern
- Lohnabrechnung: Lohnabrechnung erstellen und auf alle Lohndokumente zugreifen (AUSNAHME: Self Service)
- Finanzbuchhaltung: Auf Finanzreports, Online-Banking, Kasse und Buchhaltung zugreifen
- Dashboard und Umsätze

Die Idee gab es auch schon mal im September 2017, wurde aber durch LexOffice als "umgesetzt" markiert, obschon sie schon über 500 Stimmen hatte und in den zahlreichen Kommentaren auch genau beschrieben wird, was die Probleme und Nachteile der aktuellen "Lösung" sind, DSGVO nur als Stichwort, was passiert, mit Mitarbeitende z.B. Eingangsbelege vom Anwalt sehen, wenn es um eine Personalsache geht. Das empfinde ich schon als klares Gegenteil von Kundenorientierung und Zuhören, vor allem weil im Grunde alle den selben Wunsch äußern. Also nochmal Stimmen sammeln! LexOffice: Setzen, sechs.

https://support.lexoffice.de/de-form/articles/5242265-die-berechtigungen-eines-benutzers-andern

Aktuell ist es nicht möglich Mitarbeitende Angebote in LexOffice entwerfen, schreiben und versenden zu lassen, ohne dass auch alle Eingangsbelege für diese zu sehen sind. Ich möchte vorschlagen, dass das Rechtemanagement an dieser Stelle genauer eingestellt werden kann. Momentan muss man entweder alle Eingangsrechnungen offen legen oder Mitarbeitende mit einem anderen Programm Angebote schreiben lassen und als Administrator manuell alles in LexOffice noch mal anlegen.

Aktuell kann man nur folgende Berechtigung als Paket freigeben (oder eben nicht)
"Belege, Kontakte & Produkte
Ausgangsbelege erstellen, Eingangsbelege hochladen, Kontakte und Produkte bearbeiten"

Ich würde mir eine feinere Aufgliederung wünschen: konkret wünschen wir uns für Mitarbeitende folgende Rolle:

- Belege, Kontakte, Produkte:
Angebote lesen, entwerfen, schreiben und versenden
Kontakte anlegen und bearbeiten
Ausgangsrechnungen lesen und (als Entwurf) schreiben
(Aufgaben erstellen und erledigen)
- Self Service
Eigene Lohndokumente einsehen

Eine zusätzliche Option wäre das Einschränken auf die Ansicht nur von eigenen Inhalten in allen Bereichen.

Eine insgesamt granulare Einstellung würde auch besser auf andere Use-Cases in anderen Unternehmen eingehen.

NICHT ZEIGEN:
- Eingangsbelege
- Administration: Benutzer anlegen und lexoffice-Einstellungen ändern
- Lohnabrechnung: Lohnabrechnung erstellen und auf alle Lohndokumente zugreifen (AUSNAHME: Self Service)
- Finanzbuchhaltung: Auf Finanzreports, Online-Banking, Kasse und Buchhaltung zugreifen
- Dashboard und Umsätze

Die Idee gab es auch schon mal im September 2017, wurde aber durch LexOffice als "umgesetzt" markiert, obschon sie schon über 500 Stimmen hatte und in den zahlreichen Kommentaren auch genau beschrieben wird, was die Probleme und Nachteile der aktuellen "Lösung" sind, DSGVO nur als Stichwort, was passiert, mit Mitarbeitende z.B. Eingangsbelege vom Anwalt sehen, wenn es um eine Personalsache geht. Das empfinde ich schon als klares Gegenteil von Kundenorientierung und Zuhören, vor allem weil im Grunde alle den selben Wunsch äußern. Also nochmal Stimmen sammeln! LexOffice: Setzen, sechs.

https://support.lexoffice.de/de-form/articles/5242265-die-berechtigungen-eines-benutzers-andern

Die Benutzer sollen bitte NICHT global alle gestellten bzw. offenen Rechnungen einsehen dürfen. Bitte Benutzerrecht einrichten, mit dem NUR Schreiben von Rechnungen erlaubt ist.

Meine Mitarbeiterin soll neue Kontakte anlegen können. Sie soll Aufgaben einstellen und bearbeiten können. Sie betreibt eigentlich nur Akquise.
Sie soll jedoch NICHT die Belege einsehen können.
Ich finde es absolut fragwürdig, dass sie sehen kann, was ich diesen Monat für den Arbeitsrecht-Anwalt ausgegeben habe. (Mal so als Beispiel).

Das geht gar nicht.
Das muss man doch abschalten können.

@Lexoffice Nein, die Idee wurde nicht umgesetzt. Wer Zahlungen entgegen nimmt und Zugriff auf die Kasse hat, hat gleichzeitig Zugriff auf alle Finanzzahlen.

Mitarbeiter die Bargeld verwalten sollten nicht automatisch Zugriff auf die komplette Finanzbuchhaltung sowie auf den aktuellen Kontostand erhalten.

Die Kassenbuchführung hat über die Rechteverwaltung auch Zugriff / Eisciht auf Umsätze und Gehälter.

Kassenbuchführung hat, aufgrund der Rechteverwaltung Einsicht in alle Kontenumsätze. Somit auch in die Lohn- und Gehaltszahlungen aller Mitarbeiter!
Abgesehen vom Datenschutz ist dies ein ständiger Hort von Unfrieden in Betrieben

Genau das hab ich auch versucht - jedoch möchte ich keine Umsätze ect preisgeben. Das geht keinen Mitarbeiter was an. Daher wäre es Super wenn einfach nur Angebote erstellen möglich wäre sonst nichts.

Rechnungen ect. macht der Chef selber.

Würde mich daher sehr freuen wenn demnächst ein Updated hier kommt, damit ich einen Nutzer anlegen kann, die NUR Angebote erstellen kann.

Danke