Belege richtig erfassen

Ob Restaurantbeleg oder Lieferantengutschrift, wählen Sie einfach den Belegtyp “Ausgabe” oder “Einnahme” - denn jeder betriebliche Beleg ist zu erfassen.

lexoffice unterstützt Sie dabei dank effektiver Workflows und mit automatischen Prozessen. Überlassen Sie uns die komplizierte buchhalterische Denkarbeit und somit die lästige Frage nach dem “Soll und Haben”.

Diese Felder stehen Ihnen zur Verfügung:

Ausgabe oder Einnahme,

Ausgaben- oder Einnahmenminderung?

Handelt es sich um eine betriebliche Ausgabe oder Einnahme?
Oder haben Sie beispielsweise eine Gutschrift von Ihrem Lieferanten erhalten?
Wählen Sie hier den entsprechenden Beleg-Typ.

Kontakt

Falls vorhanden, können Sie hier den Lieferant oder Kunden auswählen. Selbstverständlich aber auch einen neuen Kontakt erfassen.

Sammelkunde/Sammelieferant:
Es gibt beispielsweise Lieferanten die keine Stammlieferanten sind. Bei diesem Lieferant beziehen Sie nur einmalig oder ganz selten im Jahr Produkte.
Dafür extra einen Kontakt anzulegen, das macht auf Dauer die Kontaktverwaltung und auch die Offenen Posten unübersichtlich. Somit sparen Sie sich die Kontaktanlage, haben aber gleichzeitig einen Überblick über alle Zahlungsausgänge.
Selbstverständlich können Sie die Bezeichnung in den Kontakten jederzeit ändern, oder für diese Funktion einen anderen Kontakt wählen. Wichtig ist, es kann “nur” einen Sammellieferant oder Sammelkunden geben. Beachten Sie: Eine Zahlungserinnerung (Mahnung) kann für einen Sammelkunden nicht erstellt werden.


OCR - Vorbelegung Kontakt
Sie arbeiten mit der manuellen OCR und haben auch die Bankverbindung beim Kontakt hinterlegt?
Dann wird mit dem Belegupload automatisch der entsprechende Kontakt vorbelegt.

Belegnummer

Das ist in der Regel die Rechnungsnummer auf dem Beleg.

Beim Buchen der Giro- oder Kreditkartenumsätze empfehlen wir eigene Nummerkreise. Beispielsweise beim Girokonto den Bankname + Monat z.B. Spaka06 (für Sparkasse und Juni).  Bei der Kreditkartenabrechnung der Name + Abrechnungsmonat z.B. Mastercard07 (für Juli).

Belegdatum

Ist das Datum bzw. der Tag an dem der Beleg ausgestellt wurde.

Zahllart


Welchen Zahlstatus hat die Ausgabe oder Einnahme?

Noch nicht bezahlt: Der Beleg ist offen, und kann über die Funktion "Bankvorgänge" der Transaktion zugeordnet werden.

Per Kasse bezahlt: Sie nutzen die Kassen-Funktion und haben einen Beleg bar bezahlt.

Privat bezahlt: Für diese Zahlart gibt es unterschiedliche Geschäftsvorfälle. Beispielsweise haben Sie kein online Bankkonto mit lexoffice verbunden? Oder vielleicht einen Ausgabenbeleg aus Ihrem privaten Geldbeutel bezahlt? Hat Ihnen ein Kunde die Rechnung bar bezahlt - und Sie haben das Geld direkt für private Zwecke aus Ihrem Unternehmen entnommen? In allen Fällen wird die Bezahlung  - abhängig vom Unternehmenstyp - automatisch auf die Kategorie Privat gebucht. Das bedeutet für EÜR-ler, es handelt sich hier um eine Privateinlage oder Privatentnahme. Bei Bilanzierer ist es eine Gesellschafter-Entnahme oder Gesellschafter-Einlage.
Den Unternehmens-Typ finden Sie in den Einstellungen auf der Seite Allgemein.

Wie erfasse ich Zahlungen...

Fälligkeit

Erfassen Sie hier das Fälligkeitdatum für den Zahlungsaus- oder Eingang.
Andernfalls übernimmt lexoffice als Fälligkeitsdatum das Belegdatum.

Beschreibung

Hier können Sie ein Notiz zum Beleg bzw. zur Buchung hinterlegen.
Andernfalls übernehmen wir für Sie die Kategorie-Bezeichnung in die Buchung.

Art der Ausgabe oder Einnahme

Art der Einnahme oder Ausgabe? Welche Kategorie oder welches Konto? Kompliziert war gestern. Nutzen Sie die Stichwortsuche - die passende Kategorie findet lexoffice.

Und so geht`s - Sie möchten einen Tankbeleg erfassen?

  1. Geben Sie einfach den Namen der Tankstelle ein z.B. Aral, oder die Tankstoffart z.B. Diesel und schon weiß lexoffice welche Kategorie.
  2. Sie kennen die Kontonummern der DATEV-Stanardkontenrahmen 03 oder 04? Dann tippen Sie diese ein z.B. 4530 oder 6530 - lexoffice findet die entsprechende Kategorie.

Bewirtungskosten
30 % der Kosten sind nicht abzugsfähig. Mit der Kateogorienauswahl teilt lexoffice den Betrag autom. auf und bucht entsprechend.

Steuer

Der Umsatzsteuersätze 7%, 19% und Keine werden durch die “Art der Ausgabe oder Einnahme” vorbelegt. Selbstverständlich können Sie aber den gewünschten Steuersatz auch selbst wählen. Der Steuerbetrag wird automatisch berechnet.

Sie sehen da Feld Steuer nicht?
Dann haben Sie in den Einstellungen auf der Seite Allgmein die Option “Umsatzsteuerbefreit” aktiviert.

Sie haben einen Steuersatz gewählt - der Steuerbetrag wird nicht angezeigt?
Dann handelt es sich sicher um die Besonderheiten der Ausgabenkategorien für das Reverse Charge Verfahren:

Innergemeinschaftlicher Erwerb, Bauleistungen und Fremdleistungen nach §13b (auch nicht EU)
Hier wird der Steuersatz von 7 bzw. 19% vorbelegt der Steuerbetrag aber nicht berechnet. Die Umsatzsteuerbeträge kommen trotzdem zum Finanzamt. lexoffice kümmert sich um den Rest, das die Angaben in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und auch Zusammenfassenden Meldung - wie vom Gesetzgeber gewünscht - übereinstimmen.

Betrag

Tragen Sie hier den Rechnungsbetrag ein.

Brutto oder Netto? 
Egal, ob Sie zur Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt verpflichtet sind oder nicht - es wird immer der Brutto-Rechnungsbetrag inklusive der Steuer erfasst.


Ausnahmen bestätigen die Regel, in lexoffice trifft das auf folgende Geschäftsvorfälle zu:

Einnahmen:
Innergemeinschaftliche Lieferungen, Bauleistungen und Fremdleistungen nach §13b
Der Rechnungs-bzw. Zahlbetrag ist ohne Steuer.

Ausgaben:
Innergemeinschaftlicher Erwerb, Bauleistungen und Fremdleistungen nach §13b, Fremdleistungen §13b nicht EU
Beachten Sie auch hier ist der Rechnungs-bzw. Zahlbetrag ohne Steuer, das obwohl im Feld “Steuer” der Steuersatz 7 bzw. 19% vorbelegt wird.

Betrag aufteilen

Abhängig vom Beleg macht es Sinn diesen in verschiedene Kategorien aufzuteilen.

Beispiel Großhandel-Beleg:
Sie haben verschiedenste Artikel wie z.B. Büromaterial, Getränke oder Reinigungsmittel gekauft. Erfassen Sie In diesem Fall einfach den Rechnungsbetragwählen Sie die  Aufteilung (Splitten), um die Teilbeträge auf die gewünschten Kategorien zu erfassen.

Stichwörter:Laufkundschaft,Einmalkunde,Einmallieferant,Zahlart,Privateinlagen,Privatentnahmen,Split,Brutto,Netto,Geldbeutel,Bankvorgänge

Feedback and Knowledge Base