Eigene Textvorlage für E-Mails
Folgen Sie hierfür folgender Anleitung:
- Erstellen Sie einen Ausgangsbeleg.
- Klicken Sie auf E-Mail und bestätigen Sie mit Abschließen und versenden.
- Sie sehen das Formular für den Versand per E-Mail.
- Klicken Sie auf Eigener Text.
- Tragen Sie den gewünschten Text in das Feld Nachricht ein. Sie ändern damit den Text für jeden Ausgangsbeleg des gleichen Typs. In unserem Beispiel ändern Sie die Textvorlage für Rechnungen.
- Der Text wird automatisch gespeichert. Fahren Sie mit dem Versand fort.
Beachten Sie dabei bitte die folgenden Punkte, damit Sie beim E-Mail Versand weiterhin GoBD konform bleiben:
Wenn Sie Rechnungen und Rechnungskorrekturen per E-Mail an Ihre Kunden versenden, sollten Sie entweder den Standardtext in lexoffice verwenden oder Sie erstellen sich selbst einen allgemeinen Standardtext.
Wichtig dabei ist, dass nichts in Ihren E-Mails aufgeführt ist, was nicht auch bereits auf der Rechnung selbst oder der Rechnungskorrektur steht.
Andernfalls sind Sie dazu verpflichtet eine manuelle Archivierung und Aufbewahrung der E-Mail für 10 Jahre zu gewährleisten.