Automatischer Belege-Upload & Erfassung sobald eine Rechnung per E-Mail erhalten wird
Ich würde gerne mein E-Mail-Postfach mit lexoffice verknüpfen, so dass lexoffice automatisch mitbekommt wenn ich eine neue Rechnung per E-Mail erhalten habe.
Sobald dies der Fall ist, soll lexoffice diese Rechnung automatisch als Beleg hochladen und erfassen. Im besten Fall wird auch direkt schon alles richtig erkannt und ich muss überhaupt nichts mehr tun - ganz nach dem Prinzip AUTOMAGIC.
Achja und dann macht sich meine Buchhaltung im Übrigen wirklich von alleine… ;-)
Liebe:r Ideengeber:in,
vielen Dank für Ihre Anregung!
Aktuell ist die Umsetzung Ihrer Idee nicht geplant – wir behalten Ihre Anregung jedoch gerne im Blick und informieren Sie über neue Entwicklungen.
Viele Grüße
Johanna@lexoffice Team
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anonym kommentierte
Der Prozess für den Belege-Upload ist sehr umständlich.
Die meisten Belege erhalte ich per Email, muss diese lokal speichern, lexoffice öffnen, und dort mit mehreren Klicks hochladen.Alternativ würde ich mir wünschen, aus dem Email-Programm einfach die Mail mit dem PDF-Beleg an eine definierte Adresse weiterleiten zu können (z.B. belege-upload@lexoffice.de).
Der Belege-Upload müsste natürlich die Absender-Adresse meinem Konto zuordnen können. Entweder indem ich meine Mail-Adresse verwende, die mit meinem lexoffice-Konto verknüpft ist, oder optional eine weitere Mail-Adresse für den Belege-Upload registriere.
Der Belege-Upload via Email-Postfach kann auf PDF-Anhänge beschränkt werden und sollte Text und Betreff der Mail komplett ignorieren. Bei mehreren PDF-Anhängen sollte für jede PDF ein eigenständiger Beleg-Upload erfolgen.
Die Belege-Erfassung würde weiterhin in lexoffice erfassen - lediglich der Belege-Upload hätte einen weiteren Kanal - analog zu der Möglichkeit PDF-Dokumente auf dem Handy via "Teilen"-Funktion an die Lexoffice-App zu senden.
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anonym kommentierte
Unbedingt einfügen!
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Stefan kommentierte
Für technisch versierte Nutzer und denen Docker ein Begriff ist... Ich habe dafür eine kleine App implementiert.
https://hub.docker.com/r/slappworks/lex-uploaderMan legt sich ein neues Sammelmailkonto an, z.B. belege@meine-domain.de und leitet alle seine Mails mit Rechnungen dorthin weiter. Die App kann man konfigurieren, dass sie das Mailfach alle X Minuten abfragt und die Anhänge einer Mail automatisch zu LexOffice hochlädt. Der Rest ist dort beschrieben.
Man kann den Docker Container z.B. auch zuhause auf seinem Synology NAS laufen lassen, dann weiß man wo es steht ;)
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Christian kommentierte
Ich weiß nicht warum man eine Ideensammlung betreibt und dann die beiden Ideen mit den meisten Stimmen nicht umsetzt? Erfassen von Belegen per eMail ist bei anderen ähnlichen Anwendungen ein Basic! Ich jedenfalls werde zum Jahresende wechseln!
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anonym kommentierte
Wir haben mehrere Lexoffice Accounts in unterschiedlichen Firmen. Eingangsrechnung per E-Mail ist überall Thema und wird mit zunehmend Belegen wichtiger.
Zapier können wir aus Datenschutzgründen nicht nehmen.
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anonym kommentierte
Wäre schön, wenn dies auch mit dem Integromat ginge. Zapier ist datenschutzrechtlich nicht die erste Wahl, weil US Server
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anonym kommentierte
Bezüglich Zapier der Hinweis, dass die Lösung kostenpflichtig (25€/Monat) ist, sofern diese mehr als 100x im Monat genutzt wird zum Upload.
Warum Lexoffice so etwas simples nicht selbst anbietet bleibt mir schleierhaft. -
anonym kommentierte
Das halte ich auf jeden Fall auch für mehr als Sinnvoll....Eigentlich ist dies mittlerweile eine Standardfunktion
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anonym kommentierte
Selbst kleinere Software wie Papierkram kann das. Das würde ich mir sehr für Lexoffice wünschen. Eines der größten Mankos!
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Christian van Hoff kommentierte
Es wäre schön wenn man E-Mails über Lexoffice senden und Empfangen könnte, diese dann in den Entsprechenden Kunden archivieren kann.
So haben alle Mitarbeiter eine Übersicht was aktuell umgesetzt wurde und man hat alles an einem Ort.
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anonym kommentierte
Bin gerade von debitoor hierher gewechselt. Da gibt es das: Man hat eine E-Mail-Adresse, an einfach Mails mit Belegen weitergeleitet werden. Supereinfach, oder?
Und anstatt das selbst umzusetzen hat lexoffice das als Extra eingebunden.Ich muss also Finhelper für mindestens 3 EUR im Monat kaufen: https://www.lexoffice.de/partner/finhelper/
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Neli Gospodinova-Liebschwager kommentierte
Mit der kommenden Preiserhöhung sollte dieses Feature nun hoffentlich möglich sein. Es kann nicht sein, dass für sowas ein weiterer Anbieter mit weiteren Kosten benötigt wird.
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anonym kommentierte
Ähnlich zu datev. Es sollte ein Ordner definiert werden können, aus dem PDF (scans) automatisch in den Belegmanager hochgeladen werden. Nach dem hochladen sollten die Belege dann in einen anderen Ordner verschoben werden
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anonym kommentierte
Guten Tag zusammen, wenn ich das hier richtig verstehe möchte man eingehende Rechnungen direkt vom mailserver an lex office übetragen lassen, ohne sie händisch weiterzuleiten.
genau diesem Problem habe ich mir beim einstieg in lex office gewittmet und eine einfache lösung gefunden.
mit dem tool(wird unter erweiterungen bei lex office angezeigt) GetMyInvoices kann man sein rechnungs mailpostfach verknüpfen und die PDF Rechnungen automatisch hochladen lassen. Das portal selbst ist dann mit lex office verknüpft und syncronisiert sich automatisch damit. die rechnungen werden also automatisch in lexoffice geladen und du kannst sie bveqeum dort zuordnen.
Das hat mir viel Arbeit erspart und funktionert einwandfrei
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anonym kommentierte
Es sollte so funktionieren, dass man den Beleg einfach an zb beleg@lexoffice.de weiterleitet und die enthaltenen Dokumente als Beleg gespeichert werden. Dies funktioniert natürlich nur, wenn man mit derjenigen Mailadresse weiterleitet, mit der man bei Lexoffice registriert ist. Genauso wird es bei SevDesk gemacht und funktioniert sehr gut.
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anonym kommentierte
Ich finde diese Idee hervorragend. Eine Einbindung des eigenen eMailkontos würde ich allerdings nicht gut finden. Ich nutze Microsoft365 Business und müsste dann dafür einen eigenen Benutzer buchen (und zahlen).
Daher wären zwei Möglichkeiten Denkbar:
1. Weiterleitung an eine spezielle eMail, wodurch dann der Beleg bei Lexoffice hinterlegt wird. Wäre insofern vorteilhaft, weil man sich dann mit Outlook entsprechende Regeln anlegen kann, damit die jeweiligen mails automatisiert weiter geleitet werden.
2. Als Smartphone App um die "teilen" funktion nutzen zu können (aber eher umständlich) und/oder ein Plugin für Outlook.Ich würde 1. Favorisieren, weil man das dann wirklich automatisiert erledigen kann.
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Sebastian Zimmer kommentierte
Ein Feature, dass ich mir wirklich wünschen würde und das meinen Arbeitsablauf (und wahrscheinlich auch den vieler anderer) extrem beschleunigen würde ist: Belegupload per URL.
Also zusätzlich zu "Belege hierher ziehen", "Beleg hochladen" und "Hochgeladene auswählen" sollte es die Option "Beleg per URL hinzufügen" geben. Dann müsste ich nicht erst umständlich Belege, die sowieso schon irgendwo online liegen, auf meine Festplatte speichern und dann wieder hochladen. Ich bräuchte nur die URL zum Beleg kopieren und bei Lexoffice einfügen.
(Ich glaube diese Idee ist ähnlich, aber dort war es nicht eindeutig formuliert: https://lexoffice.uservoice.com/forums/156743-lexoffice-ideensammlung/suggestions/42646027-belege-per-link-in-lexoffcie-%C3%B6ffnen)
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anonym kommentierte
Aufjeden Fall notwendig
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anonym kommentierte
Wie man lesen kann, gibt es einzelne Kunden, die sich diese elementare Schnittstelle sogar selber programmieren konnten.
Leider ist nicht jeder dazu in der Lage das selber hinzubekommen.
Den Vorschlag, das man seine gesamten betrieblich relevanten Belege einem weiteren Dienstleister "überlassen" möchte ich lieber hier nicht kommentieren. Haufe/Lexoffice sollte es das entgegengebrachte Vertrauen zumindest angemessen würdigen, ansonsten steht ja evtl. einem kompletten Wechsel eines Tages auch nichts relevantes entgegen.
Und: Es sollte vom Aufwand her relativ gleich sein, ob die Belege einzeln per Drag & Drop eingespielt werden oder über eine E-Mail...
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Andi kommentierte
ein sinnvolles Feature, wie ich meine! Auch ich möchte nicht noch eine Zusatzlösung (Zapier) umständlich dazwischen schalten und von weiteren "Dritten" abhängig sein.
Bekomme ich ein Beleg per E-Mail, wäre es ein leichtes, hier einfach weiterleiten zu klicken, z.B. an "Kundennummer@beleg.lexoffice.de", und der Dateianhang wird dann als "Beleg-Entwurf" übernommen. (Steuerbar per "White-List": zulässige Beleg-Absender-Adresse im Einstellungsbereich einstellbar machen) Eine solche Lösung kann doch kein Umsetzungsproblem darstellen und würde eine enorme Erweiterung der Benutzerfreundlichkeit darstellen. (Als Programmierer weiß ich, dass das innerhalb weniger Stunden umgesetzt wäre, da ich das selbst schon gemacht habe...)