Automatischer Belege-Upload & Erfassung sobald eine Rechnung per E-Mail erhalten wird
Ich würde gerne mein E-Mail-Postfach mit lexoffice verknüpfen, so dass lexoffice automatisch mitbekommt wenn ich eine neue Rechnung per E-Mail erhalten habe.
Sobald dies der Fall ist, soll lexoffice diese Rechnung automatisch als Beleg hochladen und erfassen. Im besten Fall wird auch direkt schon alles richtig erkannt und ich muss überhaupt nichts mehr tun - ganz nach dem Prinzip AUTOMAGIC.
Achja und dann macht sich meine Buchhaltung im Übrigen wirklich von alleine… ;-)
Liebe:r Ideengeber:in,
vielen Dank für Ihre Anregung!
Aktuell ist die Umsetzung Ihrer Idee nicht geplant – wir behalten Ihre Anregung jedoch gerne im Blick und informieren Sie über neue Entwicklungen.
Viele Grüße
Johanna@lexoffice Team
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Carsten Klose kommentierte
Einige Rechnungen werden in regelmäßigen Abständen als PDF per Mail an mich versendet (z.B. Internetanschluss, Mobiltelefon). Entsprechende Abbuchungen erfolgen per Lastschriftverfahren von meinem Konto, das mit LexOffice verknüpft ist.
Ähnlich dem Verfahren mit den "hauseigenen" Rechnungen über die Nutzungsgebühr für LexOffice, sollte hier eine weitgehende Automatisierung vorgenommen werden.
Das kann erreicht werden, indem mein LexOffice Account als Empfänger dieser Rechnungen fungieren kann. Dazu könnte beispielsweise jedem Account eine Mailadresse zugeordnet werden (zB accountX@app.lexoffice.de). Diese kann dann entweder direkt beim Anbieter (zB Internetanbieter) als Empfänger der Rechnungsmails eingetragen werden, oder im eigenen Mailaccount als Weiterleitungsziel für eben diese Mail mit Rechnungen im Anhang.
In einem zweiten Schritt sollte dann in LexOffice eingestellt werden können, zu welcher regelmäßig auftauchenden Abbuchung die Mails des Absenders gehören. Eine Zuordnung von Abbuchung und Rechnung kann anhand verschiedener Kriterien erfolgen. Auch Seiten der empfangenen Rechnung: Absender, Betreff der Mail, Datum. Auf Seiten des Kontos: Betrag der Abbuchung, Verwendungszweck, Gläubigerbezeichnung.
Schließlich könnte LexOffice aus den gewonnenen Informationen (Beleg PDF, Betrag, Gläubigerbezeichnung, Datum) und weiteren (ggf voreinzustellenden) Angaben einen Vorschlag für einen einzubuchenden Beleg erzeugen, der dann nur noch einer Revision unterzogen und genehmigt werden müsste.
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Levin Keller kommentierte
Ja, no-brainer. Umsetzen.
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Stefan Kuschmann kommentierte
Stimme den übrigen Kommentatoren zu. Viele Belege kommen als digitales Dokument per E-Mail. Diese sollten per Weiterleitung an Lexoffice automatisch als Beleg zur Verfügung stehen.
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Morgano kommentierte
Ich erhalte viele Rechnungen per Mail.
Gut wäre es wenn ich diese Mails direkt an Lexoffice weiterleiten kann und der Anhang als Beleg automatisch hochgeladen wird. -
Sebastian Jabbusch kommentierte
Ich bekomme inzwischen fast alle Rechnungen via E-Mail (Gott sei dank). Statt diese manuell zu lexoffice hochzuladen, wäre eine persönliche E-Mail Adresse gut, zu der ich meine E-Mails mit Anhang weiterleiten kann. Die E-Mail kann Lexoffice ignorieren, nur die Anhänge werden automatisch als Beleg zur Verfügung gestellt.
Das Potential für die Automatisierung wäre enorm. Andere Anbieter haben dieses Feature schon länger. Kann man sich gern dort abschauen ;)
LG, Sebastian
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Sebastian Jabbusch kommentierte
Liebes Lexoffice Team. Die neue Umsatzsteuer-Darstellung aka "Elster" ist echt nett. Aber dieses Feature allein, wäre ein extremer Vorteil !! Ich könnte viele meiner Rechnungen, die ich per E-Mail bekomme automatisch an Lexoffice weiterleiten.
BITTE BITTE BITTE kümmert Euch um diese Feature !! Danke !!
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anonym kommentierte
Das Feature erleichert die Belegerfassung enorm und hält mich aktuell ab zu Lexoffice zu wechseln. "Umsetzung geplant seit Mai 2014" macht ja auch nicht wirklich Hoffnung :-(
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Daniela kommentierte
Ich möchte noch ergänzen, dass zumindest das Weiterleiten von Mails mit Belegen im Anhang möglich sein dürfte. Auch das spart schon Arbeit.
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Daniela kommentierte
Das wäre grenzgenial. Ich kenne das von Economics und es erspart wirklich viel Arbeit, da man per E-Mail-Regel die meisten regelmässigen Mails mit Rechnungen einfach weiterleiten kann.
Es würde das ganze Abspeichern und neu hochladen erheblich verkürzen! -
anonym kommentierte
wirklich wichtig !!!!!!!!!!! Dringend
GoBD ("Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff") sonst nicht erfüllt da nicht digitales Original abgelegt wird.
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anonym kommentierte
geht das jetzt mittlerweile?
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Sebastian Jabbusch kommentierte
*hochschieb*
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Leo kommentierte
Ja bitte! Ab besten währe es wenn die Original Email Finanzamtkonform mit abgespeichert wird das diese auch 10 Jahre lang einsehbar ist und man sie Lokal löschen kann.
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anonym kommentierte
Ich habe gerade nach dieser Funktion gesucht, weil ich sie von vielen Tools bereits kenne. Trello, Evernote, Todoist.... all diese Tools funktionieren sehr gut, weil sie sich sozusagen in E-Mails integrieren.
Die meisten Mails, ich würde sogar sagen, fast alle, bekomme ich nicht postalisch, sondern per Mail. Und das Herunterladen, Speichern, Hochladen ist schon ganz schön nervig.Ich freue mich schon darauf, bald mal eine Mailadresse zu haben, an die ich einfach nur meine Rechnungen weiterleiten kann. Hoffentlich bald. Das wäre nämlich eine erhebliche Erleichterung. :)
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Cybertek kommentierte
es wäre sehr Praktisch...
wenn eingehende Ausgaben Rechnungen über eine gezielte Adresse automatisch deren Anhang importiert (in dem Falle die Rechnung).
Dies würde viel Zeit sparen mit dem ständigen Importieren dieser Rechnungen... zb über imap etc. -
anonym kommentierte
Mail2Lexoffice wäre mehr als genial. So könnte man digitale Workflows z.B. mit Zapier.com oder ifttt nutzen.
Also: drei Daumen hoch für die baldige Umsetzung!
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Sebastian Jabbusch kommentierte
90 % meiner Belege bekomme ich per E-Mail. Statt die herunterzuladen und dann wieder in Lexoffice hochzuladen, wäre es klasse ich könnte sie einfach per E-Mail an meinen Lexoffice Account weiterleiten.
Viele andere Cloud-Buchungsanbieter bieten das bereits an. Hier vermisse ich es noch - schmerzlich :/
Würde mich freuen, wenn das zeitnah umgesetzt werden könnte !! <3
Danke !
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Till Klampäckel kommentierte
Würde mir ebenfalls den Schritt sparen, dass ich den Anhang aus der Email zuerst speicher, um ihn dann bei LexOffice hochzuladen. Eine Emailadresse an die ich entsprechend weiterleiten kann wäre sehr, sehr nützlich.
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anonym kommentierte
Es wäre gut, wenn man Belege an eine E-Mailadresse schicken könnte.
Die Belege wären dann als PDF angehängt und werden automatisch in Lexoffice übertragen. Dann kann ich die Belege direkt vom Scanner an Lexoffice senden. Die Mailadresse wäre verschlüssels aufgebaut: "fG43Wef4344786@customer.lexoffice.de" und für jeden Benutzer unterschiedlich. Zur Sicherheit könnte man ein geheimes Wort über den Betreff übermitteln. Interessant wäre dies auch, da ich dann Mails von Anbietern, die mir monatlich ihre Rechnung schicken, direkt in Lexoffice erfassen kann (Weiterleiten oder dort direkt die LexOffice Adresse angeben). -
anonym kommentierte
Wie ist denn hier nun der Stand der Dinge? Zwischen Umsetzung geplant und heute sind gut 1,5 Jahre vergangen. Anhand des Nutzerfeedbacks ist klar zu erkennen, dass die Funktion gewünscht ist. Ich hänge derzeit auch noch zwischen fastbill und lexoffice - aber wie schon andere geschrieben haben, ist diese fehlende Funktion ein sehr großer Minuspunkt